Mikä on Kanban? Katsaus menetelmään ja sen käyttöön ketterässä projektinhallinnassa

Kanban on projektinhallintamenetelmä ja -työkalu, jonka avulla ketteröität ja sujuvoitat projektityötä. Sen perusajatuksena on paloitella projektit pieniksi osiksi, tuoda työ näkyväksi visuaalisen projektityötaulun avulla ja auttaa tiimiä optimoimaan työtä suhteellisen yksinkertaisten sääntöjen ja mittausmenetelmien avulla.

Kanban-ajattelu syntyi alunperin lean-ajattelun pohjalta vastaamaan tuotannon optimoinnin tarpeisiin ja mahdollistamaan tehtaiden just-in-time -ajattelua. Termi itsessään on japania ja tarkoittaa kirjaimellisesti näkyvää taulua. Juuri taululla tapahtuvaan työn visualisointiin kytkeytyy menetelmän perusajatus.

Kanban-menetelmä käytännössä

Kanbanin keskeisin periaate on visualisoida projektin työtehtävät ja etenemisvaiheet kaaviolle, jota kutsutaan Kanban-tauluksi. Taululle sijoitettavat tehtävät esitetään kortteina, jotka järjestellään sarakkeisiin tehtävien valmistumisasteen mukaan.

Tyypillisesti sarakkeita, eli tehtävävaiheita luodaan vähintään kolme – “tekemättä”, “työn alla” ja “tehty”.

Koska pohjimmaisena ideana on visualisoida työn kulkua ja tuoda tehtävienhallintaan nopeutta, ketteryyttä ja järjestelmällisyyttä, voi tekovaiheet luonnollisesti muodostaa omalle tiimille sopiviksi. “Aloitettu”, “kesken”, “odottaa hyväksyntää”, “laskuttamatta” ovat kaikki yhtä oikeita välivaiheita jos ne tukevat omaa tekemistä. Yleisesti ottaen taulu kannattaa kuitenkin pitää simppelinä. Meidän vinkkimme on aloittaa muutamalla ja laajentaa tarvittaessa.

Kanban ei rajoita työn tekijöiden tai tiimiläisten määrää. Menetelmä tukee kaiken kokoisia tiimejä, ja soveltuu myös funktio- ja organisaatiorajat ylittävään työskentelyyn.

Menetelmän visuaalisuus auttaa tiimiä löytämään jumiutuneet kohdat ja kehittää työn virtausta, auttaa löytämään kehityskohteita sekä rajoittaa tekemättä olevan ja keskeneräisen työn määrää. Menetelmä soveltuu parhaiten tasaisesti eteneviin projekteihin, jotka kuitenkin vaativat joustavaa lähestymistapaa.

Kanban yksinään ei ole varsinainen malli tai kaikenkattava menetelmä projektien hallintaan, vaan pikemminkin työkalu jolla tehostaa projektiin liittyvää työskentelyä. Usein kanban yhdistetäänkin muihin ketteriin menetelmiin, tai sitä käytetään työkaluna esimerkiksi scrum-menetelmän apuna.

Kanban ei itsessään paranna tai tehosta yhtään mitään. Työkalu on joustava ja muokkautuu jokaisen tiimin itsensä näköiseksi käytön myötä. Tämä kuitenkin vaatii, että tiimi sitoutuu taulun käyttöön, oman työnsä mittaamiseen ja menetelmän jatkuvaan kehittämiseen.

Lue myös: Projektin vaiheet aloituksesta päätökseen

Kanban-menetelmän perussäännöt

Jotta menetelmä tuottaisi aidosti lisäarvoa, kanban-menetelmää tulee toteuttaa tiettyjen periaatteiden mukaisesti. Kanban-taulu ja sen tehtäväkortit ovat merkittävä, mutta eivät suinkaan ainoa osa kanban-menetelmää.

1. Tuo työ näkyväksi
Työn visualisointi kanban-taulun avulla on ehkäpä selkein ja helpoiten sisäistettävä osa menetelmää. Kanbanin ytimessä on tuoda tekemätön työ näkyväksi, eli nostaa jokainen projektin vaihe ja tehtävä yhteiselle, jaetulle taululle. Tämä mahdollistaa läpinäkyvän työnjaon ja saumattoman yhteistyön projektitiimin välillä.

2. Mittaa läpimenoaika
Kanban-menetelmässä on tärkeää mitata menetelmän tehokkuutta ja tuottavuutta muutamilla eri tunnusluvuilla. Prosessien tehokkuutta mitataan korttien keskimääräisellä läpimenoajalla, eli kuinka kauan yhdellä tehtävällä keskimäärin kuluu siirtyä ensimmäisestä “tekemättä” -sarakkeesta taulun loppuun, eli “tehdyksi” asti.

3. Rajoita keskeneräisen työn määrää
Tarkista, että flow on kunnossa. Työnkulkuun ei saa muodostua pullonkauloja. Kanban on mainio työkalu lisäämään läpinäkyvyyttä, se osoittaa, missä projektin vaiheissa tehtävillä on suurin vaara jäädä jumiin. Jotta hommat saadaan siirrettyä tehokkaasti eteenpäin tekemättömästä tehdyksi, keskeneräisen työn määrää on hallittava ja rajoitettava – kun näet, että käynnissä olevien tehtävien määrä uhkaa karata käsistä, ei putkeen voi ottaa enempää tehtäviä. Taulu auttaa myös hahmottamaan, mihin tehtäviin kannattaa tarttua ensimmäiseksi, jotta putki pysyisi soljuvana.

Plussat & miinukset

Kanbanista on valtavasti hyötyä monenlaisissa yrityksissä ja tiimeissä. Toisaalta se ei ole kaikenkattava ratkaisu eikä sopivin menetelmä jokaiseen projektiin tai jokaiselle tiimille. Kannattaa muistaa, ettei pelkkä taulu yksinään tehosta työskentelyä ilman tietoista työnohjausta ja tahtoa kehittää työskentelymenetelmiä kanbanin antaman mallin mukaiseksi.

Listasimme alle muutamia avainhyötyjä ja puutteita, joita menetelmästä löytyy. Näiden avulla voit miettiä, voisiko kanbanista olla apua omalle tiimillesi!

Hyödyt:

• Esittää visuaalisesti projektin eri työvaiheet ja tehtävät sekä mahdollistaa niiden kautta projektitehtävien jumiutumien ja pullonkaulojen huomaamisen
• Tarjoaa mahdollisuuden huomata keskeneräisen työn kertymisen, eli jos tämä koetaan projekteissa ongelmaksi ja siihen on tahtotila puuttua, voi kanban olla isoksi avuksi
• Mahdollistaa projektityön tehokkuuden (/projektien etenemisen nopeuden) mittaamisen
• Tuo läpinäkyvyyttä tekemiseen, mikä helpottaa tiimin välistä kommunikointia ja yhteistyötä
• Tavoitteiden muuttuessa tehtävien uudelleen priorisointi on vaivatonta
• Käytössä kevyt ja joustava, joten aloittaminen ja käyttöönotto on helppoa
• Lisää osallistuvuutta ja itseohjautuvuutta: työntekijöiden on helppo osallistua projektinhallintaan ja vastata itse osaprojektien etenemisestä

Puutteet:

• Edellyttää projekteilta suhteellisen tasaista etenemistahtia tai priorisointitaitoista projektipäällikköä → menetelmä ei tue projekteja, joissa keskeneräisen työn määrä kertyy suureksi, ilman tahtotilaa muuttaa tilannetta.
• Tiimin tulee sitoutua työkalun käyttöön ja päivittää Kanban-taulua säännöllisesti. Perässä laahaava taulu ei tue kenenkään työtä.

Kanban on yksi menetelmä ketterään projektinhallintaan, mutta tarjolla on muitakin hyviä työkaluja. Ennen menetelmän käyttöönottoa kannattaa perehtyä myös muihin vaihtoehtoihin ja tehdä kriittistä vertailua, mikä sopisi parhaiten oman tiimin käyttöön. Valinta riippuu yrityksestä ja projektista.

Lue myös: Ketterät menetelmät projektinhallintaan

Työkalut ja järjestelmät Kanbanin toteuttamiseksi

Jos kanban-menetelmän toimivuutta haluaa testata nopeasti ja ketterästi, voi kanban-taulun toteuttaa konkreettiseksi tauluksi ihan vain kynän ja post-it-lappujen avulla. Tämä voikin olla ihan toimiva tapa jonkin yksittäisen, lyhytkestoisen ja suoraviivaisen projektin kohdalla. Fyysinen lappujen pyörittely on kuitenkin työläämpää kuin kuin saman toteuttaminen digitaalisesti.

Edullisesti sen saa hoidettua vaikka excelissä, mutta jos projektityö on jokapäiväistä, kannattaa panostaa hommaan suunniteltuun järjestelmään. Ehkä tunnetuin ja käytetyin kanban-mallinen projektityöjärjestelmä on Trello, joka tarjoaa ketterät ja muokattavat kanban-taulut niin työkäyttöön kuin yksityishenkilöiden projektinhallintaan. Toisaalta järjestelmä ei yksin tuo paljon lisäarvoa muuhun, kuin projektitehtävien hallintaan.

Parhaan hyödyn saat kanbanista, kun kutsut sen ääreen kaikki tekijät myynnistä laskutukseen. Esimerkiksi Visma Severan kanban-työkalujen avulla voit tehostaa yrityksesi lähes kaikkien tiimien ja funktioiden työtä – kanban-taulun avulla saat järjestettyä esimerkiksi myyntiputken, projektitehtävät ja asiakaslaskutuksen.

Severan avulla kanban-taulut löytyvät samasta järjestelmästä kuin muutkin työn kannalta tärkeät työkalut – näin kanbanille merkittyihin projekteihin voidaan liittää ja synkronoida myös työajankirjaukset, projektitehtävien resursoinnit ja projektilta syntyvä asiakaslaskutus, sekä luoda tehtävien ja niille toteutuneiden lukujen pohjalta suoraan raportointia. Tiedot siirtyvät automaattisesti ja oikein.

Hallitse projektit alusta loppuun Visma Severan avulla

Visma Severa on Suomen suosituin projektinhallitaohjelma, jonka avulla asiantuntijaliiketoiminnan pyörittäminen sujuu huomattavasti tehokkaammin. Severan avulla seuraat aktiivisesti tarjouskantaa Kanban-näkymässä ja myynnin ennustetta graafisesti. Myös projektin kannattavuuden, edistymisen sekä muiden tärkeimpien tunnuslukuje seuranta ja vertailu onnistuvat Severassa helposti ilman turhaa koostamistyötä. Kun koko tiimi käyttää samaa työkalua, tieto on helposti kaikkien saatavilla ja aina ajan tasalla.

Lue seuraavaksi: Gantt-kaavion vahvuudet ja heikkoudet projektin seurannassa