Jokainen projektipäällikkö sen tietää – projektien onnistumista on syytä mitata. Tehokkuutta ja kannattavuutta kun on hankalaa seurata ja raportoida ilman oikein valittuja tunnuslukuja. Mitä asioita projektien tunnuslukujen valinnassa sitten kannattaa ottaa huomioon, ja mitkä KPI-luvuista kuvaavat onnistumista parhaiten?

Pidä tunnusluvut yksinkertaisina

Mikään luku ei paljasta onnistumisen tilaa yksin, mutta tunnuslukujen kanssa ei kannata myöskään ahnehtia liikaa. Tarpeettoman monen asian mittaaminen vain sekoittaa työntekijöiden arkea ja vaikeuttaa projektinhallintaa. Monelle organisaatiolle on turhaa valita KPI-lukuja projektikohtaisesti. Sen sijaan mitattavat tunnusluvut tulisi päättää laajemmin sen kannalta, mitä asioita yrityksessä ylipäätään halutaan seurata.

Pidä huolta siitä, että jokainen työntekijä ymmärtää valittujen tunnuslukujen käyttötarkoituksen. Usein nähdään, kuinka yrityksellä on käytössään hienoja KPI-kaavoja, joiden tunnuslukuja ei kuitenkaan tavallinen projektiryhmän jäsen välttämättä ymmärrä. On tärkeää, että koko tiimi on sitoutunut mitattavien asioiden kirjaamiseen. Siksi kannattaa harkita myös työntekijöiden palkitsemista projektitietojen merkitsemisestä ja tunnuslukujen käytöstä.

Käytä vain ajantasaisia ja todenmukaisia mittaustuloksia

Valitsemiesi tunnuslukujen on oltava aidosti mitattavia ja käsiteltävä asioita, joihin on ylipäätään mahdollisuus vaikuttaa. Varmista, että koko tiimisi merkitsee tiedot viiveettä ja todenmukaisesti – projekteista saamasi raportit kun ovat juuri niin hyviä, kuin tieto mitä sinne on syötetty.

Isommissa projekteissa mittaaminen lähtee jo myyntivaiheesta. Jotta projektin kannattavuudesta saataisiin totuudenmukaista tietoa, pitää kaikkien kulujen kohdistua oikealle projektille. Jos haluat oppia mikä meni huonosti, mikä hyvin ja miksi, pitäisi tiimin jo alkuvaiheessa pystyä arvioimaan paljonko aikaa projektille varataan ja peilata tätä arviota toteumaan.

Tunnusluvut auttavat koko projektitiimiä

Tavoitteiden saavuttamista mittaavat tunnusluvut auttavat projektipäällikköä ja projektitiimiä tunnistamaan kehitystä vaativia kohteita niin projektien suorittamisessa kuin omassa työskentelyssään. Tunnuslukujen yksi tarkoitus onkin, että työntekijät oppivat ja kehittävät omaa osaamistaan niiden käytön ja seuraamisen mukana. Tätä kautta saatte parempia tuloksia myös asiakkaalle.

Kun tunnusluvut on valittu ja tietoa kerätty, muista myös käyttää niitä! Seuraa tunnusluvuilla projektin etenemistä ja reagoi tarvittaessa muutoksiin tai viivästyksiin nopeasti.

Projektien tärkeimmät tunnusluvut

1. Keskituntihinta

(Laskutus / Tunnit)

Keskituntihinta kuvaa hyvin niin kannattavuutta kuin tehokkuuttakin ja on siten osuva ja yleispätevä mittari lähes alalla kuin alalla. Tunnusluvun laskukaava kannattaa pitää simppelinä: projektista laskutetut eurot jaetaan projektiin käytetyillä tunneilla. Koko projektin keskituntihinnan lisäksi on hyödyllistä seurata lukua henkilöittäin.

Lue lisääkeskituntihinnan merkityksestä kannattavuuden seurannassa.

2. Asiakastyytyväisyys

Asiakastyytyväisyyden mittaaminen on muiden tunnuslukujen ohella yksi tärkeimmistä projektin onnistumista mittaavista tunnusluvuista. Asiakastyytyväisyyttä voi mitata monella eri tavalla, esimerkiksi NPS-luvulla tai perinteisillä kyselytutkimuksilla. Tärkeintä on, että asiakkaiden tyytyväisyyttä projektin lopputulokseen tarkastellaan jollain asteikolla. Monessa tapauksessa tyytyväiset asiakkaat ovat jopa tärkeämpiä kuin mahdollisimman suuret voitot.

3. Projektin kate

(Laskutus – Projektin kulut)

Projektin kate ja kateprosentti ovat tärkeimpiä kannattavuudesta kertovia tunnuslukuja. Projektin kate kertoo, kuinka paljon projekti tuottaa (kiinteä- tai tuntihinnoitteluna) vähennettyjen projektin kulujen jälkeen. Katetta yllättävästi laskevia kuluja voivat olla esimerkiksi projektin viivästyminen, alihankintana tehty lisätyön ostaminen tai materiaalikulut.

Jotta katteesta saadaan mahdollisimman todenmukaista tulosta, pitää katelaskelmiin ottaa mukaan kaikki kulut aina projektin myynnistä alkaen. Usein esimerkiksi työvälineitä tai asiakkaalta laskuttamatta jääviä alihankintoja ei muisteta kirjata kuluiksi, mikä vaikuttaa kateluvun todenmukaisuuteen. Lue myös oppaastamme vinkit projektiliiketoiminnan kannattavuuden parantamiseen .

4. Tehdyt tunnit vs. arvioidut tunnit

Tehtyjen tuntien ja projektille arvioitujen tuntien suhde antaa tärkeää tietoa projektin etenemisestä. Projektin lopussa se kertoo toki myös, kuinka alun resursoinnissa onnistuttiin. Tunnusluvun seuraamisesta seuraa tärkeää oppimista. Jokaisen projektitarjouksen kohdalla joudut joka tapauksessa arvioimaan omia kustannuksia ja hinnoittelemaan projektin niin, että teet sillä itse voittoa.

5. Kiinteä hinta vs. tuntihinta

Kiinteää projektihinnoittelua käyttävä yritys saattaa joskus miettiä, voisiko projektista saada paremmat tuotot tuntiperusteisella laskutuksella. Tämä tunnusluku kertoo, kumpi laskutusmalleista on projektissa kannattavampi. Käytännössä kiinteähintaisen projektin sopimushintaa verrataan työntekijöiden tuntihintoihin ja siihen aikaan, joka projektin suorittamiseen on loppupeleissä käytetty. Severaan tälle tunnusluvulle on rakennettu oma laskukaavansa, joten näet järjestelmästä suoraan, kuinka paljon projektilla olisi pystytty laskuttamaan tuntihinnoittelun kautta.

Projektinhallintaohjelma auttaa ajantasaisissa kirjauksissa

Toimivan projektinhallintaohjelman käyttö auttaa laadukkaan ja ajantasaisen tiedon kirjaamista. Pitämällä kirjaa projektiin käytetyistä resursseista (tunneista ja euroista) saat läpinäkyvää ja reaaliaikaista tietoa projektin etenemisestä. Severan työkaluilla saat kerättyä helposti raportit niin johdon päätöksenteon avuksi kuin jokaisen työntekijän oman oppimisen tueksi.

Tutustu myös muihin asiantuntijayrityksen johtamisessa käytettyihin tunnuslukuihin oppaassamme. Käymme läpi osuvimmat tunnusluvut aina myynnistä laskutukseen.


Kalle Rapi on Visma Severan avainasiakasvastaava. Kokemusta on kertynyt yli viidestäkymmestä käyttöönottoprojektista eri toimialoilta. Uskoo vahvasti yksinkertaisiin hyviksi havaittuihin toimintamalleihin.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti