Nykypäivän asiantuntijatyö on pirstaleista ja vaikeaa hallita. Projektiluonteisen työn tekeminen vaatii kymmenien samanaikaisten asioiden tekemistä ja muistamista, eikä töiden hallinta ole helppoa, kun keskeytyksiä on päivän aikana lukuisia. Jokainen meistä varmasti haluaisi tehdä parhaansa ja olla tuottava. Miten hallitset tehokkaimmin omaa työtäsi ja aikaasi?

Yksinkertaiset työkalut töiden hallintaan

Tehokkain tapa töiden hallintaan ja oman ajan tehostamiseen on kirjata kaikki mieleen tulevat työt ylös. Oma kalenteri tai post-it-laput toimivat niille, jotka mielellään listaavat ja yliviivaavat tehtäviään kynällä ja paperilla. Hommaan on kehitetty myös loistavia sovelluksia, joiden avulla muistiinpanojen kirjaaminen ja ajanhallinta sujuvat kätevästi digitaalisestikin.

Esimerkiksi Googlen palveluita käyttävälle Google Tasks-sovellus on helppo valinta. Sovelluksen käyttöönotto on mutkatonta, ja käyttö luonnistuu vaivattomasti samoissa palveluissa, joissa muutenkin vietät aikaasi. Simppeliys sopii useille, mutta laajempaan tarpeeseen kannattaa harkita muita applikaatioita.

Wunderlist on yksi suosituimmista to-do -listaustyökaluista. Todoist on loistava haastaja, jonka suurimpia etuja ovat erityisesti visuaalinen käyttöliittymä ja monipuoliset ominaisuudet. Evernote taasen sopii loistavasti listafriikille, joka keksii ideoita jatkuvasti ja haluaa merkitä kaiken muistiin välittömästi – sovellus mahdollistaa muistiinpanojen tekemisen niin kuvina, tekstinä kuin äänityksinä.

Vaikka yksittäiset työkalut olisivat kuinka käteviä ja koukuttavia käyttää kiireisen arjen keskellä, työelämässä niiden käytössä on yksi iso ongelma. Ilman järjestelmien yhdistämistä joudut aina siirtelemään tietoja ja tehtävämerkintöjä sovelluksesta toiseen: to-do -listalta kalenteriin, kalenterista työajanseurantaan ja työajanseurannasta laskutukseen.

Hallitse asiantuntijatyötä yhdessä järjestelmässä

Yksittäisten sovellusten, papereiden tai kalenterimerkintöjen sijaan töihin liittyviä asioita kannattaa hallita ketterässä projektinhallintajärjestelmässä. Julista siis post-it-laput pannaan ja kirjaa kaikki muistettavat asiat yhteen paikkaan, esimerkiksi Visma Severaan tai ValueFrameen. Ajantasainen ja aina saatavilla oleva tieto auttaa tehokkaasti tehtävien hallinnassa.

Voit hallita järjestelmässä paitsi asiakastyöt ja sisäiset projektit, myös käyttää järjestelmää oman työpöydän ja pään tyhjentämisessä.

Voit hallita järjestelmässä paitsi asiakastyöt ja sisäiset projektit, myös käyttää järjestelmää oman työpöydän ja pään tyhjentämisessä. Voit kätevästi merkitä projekteille liittyviä tehtäviä, yksittäisiä taskeja, ideoita ja huomioita – myös mobiilisti. Kun kirjaat muistettavat asiat heti palaverissa ylös, niitä ei tarvitse muistaa siirtää erillisistä muistiosta tai lapuilta. Näin kaikki projekteille merkityt muistiinpanot ja tehtävät kulkevat mukanasi ja tiedot löytyvät aina yhdestä järjestelmästä. Kun vielä synkronoit kalenterin osaksi järjestelmää, kokonaisuus pysyy kasassa.

Toimivassa järjestelmässä on sekin hyvä puoli, että tehtävät voi helposti aikatauluttaa ja kirjata niille huomiot ja muistiinpanot. Voit myös kiinnittää tehtävään muita tiimiläisiä ja merkitä deadlinet. Jos tykkäät “yliviivata” tehtyjä töitä, visuaalinen Kanban-näkymä toimii mainiosti siihen. Voit merkitä työn tehdyksi tai raahata sen “Valmis” -sarakkeeseen. Niin nautinnollista!

Sen lisäksi, että oman työn hallinta helpottuu, helpottuu myös yrityksen arki. Tehtävät näkyvät projektin resursoinnissa, mikä helpottaa projektipäällikön työtä niin nykyisten kuin tulevienkin projektien suunnittelussa. Projekteille tehdyt tunnit siirtyvät suoraan laskutukseen ja palkkahallintoon, ja voit laskea niiden pohjalta kätevästi projektien tunnuslukuja, kuten katteita ja valmiusastetta.

Valitse järjestelmä, joka helpottaa omaa tekemistäsi

Kun tehtävien listaaminen on hallinnassa ja työtehtävät pysyvät tallessa, varaa myös aikaa tehtävien tekemiselle. Tehokkaimmatkaan to-do -sovellukset tai edes kokonaisvaltainen toiminnanohjaustyökalu eivät pelasta työflowta, mikäli et itse pidä huolta tehokkaasta tekemisestä. Varaa siis töille aikaa kalenterista, ja kun teet tehtävää, keskity vain siihen. Sulje turhat välilehdet selaimeltasi ja laita puhelimen ilmoitukset hiljaiseksi. Lisää vinkkejä pienten tehtäväpyyntöjen hallintaan ja työflown ylläpitämiseen voit lukea täältä.

Minkä järjestelmän tai niiden yhdistelmän valitsetkin, tee se omien tarpeidesi pohjalta. Töiden hallinnassa ei ratkaise tyyli, vaan toimivuus ja helppokäyttöisyys. Tärkeintä on, että oma systeemisi toimii ja itselläsi on luottamus sen toiminnasta ja sopivuudesta. Mikäli mahdollista, lataa valitsemasi sovellus kaikille käyttämillesi laitteille ja muista myös käyttää sitä! Näin saat kaikki tehtävät yhdelle alustalle missä ja milloin vain ne tulevat mieleen.

Jos olet valmis haastamaan sirpaleiset järjestelmäsi, kokeile Severaa ilmaiseksi kuukauden ajan.


Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 65 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti