Vinkkejä, oppeja ja asiantuntijasisältöjä projektien, töiden ja asiakkuuksien hallintaan sekä yhteistyöhön ja kannattavuuteen. Höysteenä asiakaskokemuksia ja tarinoita toimistolta. Sukella sisään!
Berater Oy:lle oli alusta saakka selvää, että tehokkaalla toiminnanohjauksella on merkittävä rooli heti yrityksen perustamisesta alkaen, vaikka tekijöitä ei vielä ole montaa. Tavoitteena oli kasvaa ja luoda sille vahvat puitteet jo perustamisvaiheessa. Lue blogista, miten Severa on ollut aloittavan yrityksen tukena.
Kun työntekijät ymmärtävät tuntikirjauksen tuomat konkreettiset hyödyt, he sitoutuvat kirjaamaan työnsä tarkasti ja nopeasti. Eikä kirjaaminen vie kuin pari hassua minuuttia.
EU:n tietosuoja-asetus tuo yrittäjille useita velvollisuuksia liittyen henkilötietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn. Visma Solutionsin PSA-tuotteiden avulla toteutat helposti asetuksen vaatimukset.
Matkalaskujen kuittirumba aiheuttaa harmaita hiuksia asiantuntijayrityksissä. Erityisesti luottokorteilla maksetut kuitit tuntuvat olevan aina hukassa. Mitä, jos yrityksen luottokortit leikkaisikin kokonaan kahtia?
Tilitoimistotyössä oman ja yrityksen toiminnan ohjaaminen käy helpommin, kun tietää, missä mennään ja mihin ollaan menossa. Oikeilla mittareilla voidaan tuottaa raportteja, jotka antavat tarvittavan tiedon helposti sisäistettävässä muodossa.
Monia askarruttaa kysymys siitä, mitä yrityksen asiakkaat todella ajattelevat saamastaan palvelusta. Ovatko he tyytyväisiä? Kuinka paljon sen varaan uskaltaa laskea? Moni on löytänyt Net Promoter Scoresta avun tilanteen kartoittamiseksi, mutta mihin menetelmä perustuu, mitä NPS-luku oikeastaan kertoo ja mitä ottaa huomioon menetelmän käyttöönotossa?
Oletko koskaan pohtinut millainen projektipäällikkö itse olet? Hyppäätkö mukaan kaikkeen jännittävään käytännön toimintaan vai pidätkö mieluummin langat käsissäsi ja motivoit muita parhaaseen suoritukseen? Samasta projektista tulisi nimittäin hyvin erinäköinen eri projektipäällikön käsissä.
Asiantuntijaliiketoiminta, kuten mikä tahansa liiketoiminta pyörii vahvasti erilaisten mittareiden ympärillä. Miten varmistat, että mittaaminen johtaa myös tulokseen, eikä jää pelkäksi lukujen pyörittelyksi?
Selvitimme suomalaisten asiantuntijayritysten kasvutavoitteita sekä kasvun ja kannattavuuden haasteita. Tuloksissa näkyi IT-yritysten kasvuhakuisuus.
Rakennusalan konsulttipalveluita tarjoava Valvontakonsultit hyödyntää Severaa resursoinnissa, tuntien ja matkojen kirjauksessa, laskutusasteen seurannassa ja laskutuksessa. Yrityksen laskutustehokkuus on selkeästi parantunut, kun laskutuksen yhteydessä voi helposti käsitellä kirjatut tunnit ja laskujen liitteet.
Kannattavuus on monisyinen, eikä sen parantaminen välttämättä ole yksiselitteistä. On olemassa kuitenkin selkeät perustekjiät, joista kannattavuuden parantaminen lähtee. Lue blogista konkreettiset keinot parempaan kannattavuuteen.
Hyvä CRM on paljon enemmän kuin pelkkä asiakasrekisteri. Se tukee koko myyntitiimiä ensimmäisestä asiakaskontaktista tarjouksen lähetykseen ja nykyasiakkaan hoitoon asti. Toisaalta se on hyvä vain, jos sitä oikeasti käyttää.
Projektit epäonnistuvat, jos et tunne tiimiä, asiakkaita tai realiteetteja. Olen oppinut projekteista paljon, mutta myös lyönyt päätäni aika monta kertaa seinään ja toistanut samoja virheitä. Jaan muutaman opin matkan varrelta, jotta sinun ei tarvitse toistaa samoja virheitä.
“Suosittelen ehdottomasti. ValueFrame on varsinkin tilitoimistoliiketoiminnassa hyvä työkalu.”
Vuosi 2017 toi tullessaan monenlaisia uudistuksia Severaan ja ValueFrameen. Suurimpana varmasti Severan kokonaan uusi käyttöliittymä. Lue blogista, mitä muuta toiminnanohjauspalveluidemme vuoteen kuului?
Olemme paketoineet tilitoimistoille uuden kokonaisratkaisun, jossa tilitoimistojen toiminnanohjaus ValueFrame ja Netvisorin taloushallinto ovat yksi, tehokas kokonaisuus. Sen avulla tilitoimisto johtaa koko palvelutuotantoaan myynnistä laskutukseen. Ratkaisulla hallitset toimeksiantojen resursoinnin, kannattavuuden ja laskutusasteen seurannan sekä tilitoimiston toistuvien tehtävien käsittelyn.
Oletko koskaan ajatellut, että projekti ei ala vasta sopimuksesta? Projektin – ja katteen seuraaminen – alkaa siitä hetkestä, kun käytät asiakkaaseen ensimmäisen minuutin työaikaasi.
Kun yrityksen dataa pystytään tulkitsemaan ja hallitsemaan paremmin, on sillä myös selkeä positiivinen vaikutus kassavirtaan ja kannattavuuteen.
Kokosimme Solutions100-kampanjassa ohjeita ja neuvoja sadalta yrittäjältä ja yritysmaailman vaikuttajalta. Tähän blogiin poimimme tärkeimmät tärpit asiantuntijayrityksen näkökulmasta.
Laskutusaste on asiantuntijayrityksissä yleinen ja toimiva tehokkuusmittari. Sen avulla nähdään, miten paljon työntekijät käyttävät työajastaan laskutettavaan asiakastyöhön. Yritys voi tehdä parempaa tulosta jo pelkästään tehostamalla työaikakirjausta ja sen seurantaa.
Toiminnanohjauksella on ollut selkeä vaikutus Brandsteinin taloudelliseen tulokseen: “Severan hyvä käytettävyys ja eri osien yhteentoimivuus on parantanut toimintamme kannattavuutta niin tuntihinnoitelluissa kuin urakkahintaisissa projekteissa.”
Tuntien kirjaaminen voi tuntua rasittavalta, mutta siitä on monenlaista hyötyä niin yritykselle kuin työntekijälle itselleenkin. Projektityötä tekevä Kalle Rapi kertoo, miksi hän tekee tuntikirjauksia, vaikka hänen ei tarvitsisi.
Uudistunut Severa helpottaa yrityksen toiminnanohjausta monella tapaa. Uutta järjestelmää ei kuitenkaan kannata ottaa käyttöön ilman perusteellista suunnittelua.
Askelmittari kannustaa liikkumaan hieman pidemmälle joka päivä. Samalla tavalla mittareiden tulisi kannustaa parempiin valintoihin myös työelämässä.
Markkinointiviestintätoimisto Briiffi Oy on ohjannut projektejaan ja myyntiään ValueFrame PSA Pro -toiminnanohjausjärjestelmällä helmikuusta 2017 lähtien. ValueFrame on helpottanut Briiffin arkea monella tavalla. Järjestelmä osoittautui vertailussa Briiffille ja sen toimialalle parhaiten sopivaksi ratkaisuksi.
Kesän blogisarjan viimeisessä osassa asiakaspalvelun harjoittelijat kertovat kokemuksistaan Visma Solutionsilla.
Blogisarjan viidennessä osassa pääsemme tutustumaan syvällisemmin työntekoon Visma Solutionsin tuotekehityksessä. Kesäharjoittelijat kertovat työnkuvistaan ja tehtävistään.
Visma Severa on monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla tehostat helposti myös myyntiä. Lue miten Severa auttaa sinua kehittämään myyntityötäsi.
Blogisarjan neljännessä osassa pääsemme tutustumaan myynnin kesäharjoittelijan kiinnostaviin ja monipuolisiin tehtäviin.
Blogisarjan kolmannessa osassa tuotekehityksen kesätyöntekijät kertovat, miten he ovat päässeet soveltamaan koulussa oppimiaan taitoja ja vaikuttamaan jo tuotteen käytettävyyteen.
Yrityksen tuottavuutta voi helposti kasvattaa paremmalla resursoinnilla. Ennen resursoinnin aloittamista kannattaa kuitenkin selvittää muutamia perusasioita kuten miksi halutaan resursoida.
Secret Sauce -blogisarjan toisessa osassa markkinoinnin kesäharjoittelija kertoo, kuinka hän on oppinut uutta ja hänelle on annettu mahdollisuus toteuttaa myös omia ideoitaan.
Crasman Oy on luottanut ValueFrame PSA Pro –toiminnanohjausjärjestelmään jo vuodesta 2006 asti. ValueFramella Crasman hoitaa asiakkuudenhallinnan, työajanseurannan, projektinhallinnan, resursoinnin sekä laskutuksen.
Millaista on työskentely Visma Solutionsilla? Harjoittelijat kertovat kokemuksistaan blogisarjassa. Sarjan ensimmäisessä osassa kerrotaan, mikä on Visma Solutionsin salainen resepti.
Severan tuotekehitys on tehnyt paljon töitä uuden käyttöliittymän rakentamiseksi ja vihdoin loppusuora häämöttää. Uutta Severaa kehutaan mm. moderniksi ja paljon käytettävämmäksi kuin nykyistä Severaa.
Markkinoinnin automaation ja digitaalisen viestinnän asiantuntijatoimistolla ID BBN:llä Severan ehdoton etu on ollut lisääntynyt läpinäkyvyys: aikatalut ja kannattavuustiedot ovat aina saatavilla.
Severa otettiin Invencossa käyttöön, koska tuntikirjaukset haluttiin sellaiselle luotettavalle tasolle, jotta niiden pohjalta voidaan tehdä laskut helposti. “Ennen laskutus saattoi viedä viikonkin, kun tunnit kirjattiin eri paikkoihin.
Missä määritellään, minkä kokoisen yrityksen kannattaa toimia tehokkaasti? Myös pienillä ja aloittelevilla asiantuntijayrityksillä on oikeus fiksuihin ja skaalautuviin toimintatapoihin ja työkaluihin.
Halu toimia tehokkaasti ja keskittyä omaan ydinosaamiseen johti CTS Engtecissa toimintatapojen uudistamiseen vuonna 2014. Harri Soininen kertoo uudistamisen lähtökohdista ja etenemisestä.
Kokenut ammattimyyjä on ilmainen konsultti ja osaa kertoa asiakkaalle, mitä parannuksia hänen ratkaisunsa tuo asiakkaan
tilanteeseen.
Toimitusjohtaja Antti Hellbergin mukaan Visma Severa mahdollistaa oman liiketoiminnan kehittämisen, kun on heti nähtävissä, mitä liiketoiminnassa tapahtuu.
Muutoksen nopeus liiketoiminnan ohjaamisessa, asiakkaiden tarpeissa, kilpailutilanteessa ja teknologiassa on yllättänyt asiantuntijayritysten johtajat.
Lakitoimisto Smartius haluaa tehdä asiat toisella tavalla, fiksusti ja tämän päivän digitaalisia mahdollisuuksia hyödyntäen.
Sähköinen allekirjoituspalvelu nopeuttaa mm. asiakirjojen, dokumenttien ja sopimusten allekirjoittamista. Mistä oikein on kyse?
Tärkein Severan tuoma hyöty on kontrolli ja struktuuri, jota järjestelmä tuo viestintätoimisto McGarretin toimintaan. Kun kaikki tarvittava tieto on saatavilla ja käsiteltävissä yhdessä järjestelmässä, voi jättää stressin vähemmälle ja keskittyä olennaiseen.
Raisoftin controller Niklas Kankkonen on tyytyväinen siihen, kuinka ValueFrame soveltuu IT-yrityksen toiminnanohjaukseen, ja suosittelee järjestelmää muillekin ohjelmistoyrityksille.
Kamua käyttää ValueFramea työajanseurantaan, asiakkuuden- ja projektinhallintaan sekä laskutukseen. ”Laskutuksemme on helpottunut huomattavasti, ja laskumme ovat selkeämpiä ja helpompia laatia kuin aikaisemmin, kun kaikki tarpeelliset asiat löytyvät saman työkalun alta”
Kaikki paitsi puutarhanhoito on turhaa. Mutta mitä tekemistä sillä on liiketoiminnan kanssa?
Toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena on tehostaa yrityksen toimintaa. Miten järjestelmä vaikuttaa kannattavuuteen?
Heräsin pohtimaan myyntiä ja mitä se pohjimmiltaan on. Siitä syntyi erittäin mielenkiintoisia ja antoisia keskusteluita.
Asiantuntijayrityksissä liiketoiminnan tulos on suoraan sidoksissa siihen miten ja mihin ihmiset työaikaansa käyttävät. Voisi olettaa, että työajan käytön seuranta ja sitä kautta yrityksen suorituksen mittaaminen olisi itsestäänselvää, mutta yllättävän usein näin ei ole.
Mitä tarkemmin projektit on suunniteltu, mallinnettu ja tehtävät jaettu, sitä helpompaa ihmisten on omassa roolissaan läpikuljettaa projektia. Vaikka projektin alkuvaiheessa projektista ei tiedetä kaikkea, kannattaa silti lähteä rakentamaan ja suunnittelemaan sen läpivientiä. Ja kun tietoa saadaan lisää, niin silloin projektia voidaan tarkentaa.
Miksi toiselle perjantai on pelastus ja toinen havahtuu siihen, että viikko on taas hujahtanut?
”Kokeilimme ValueFramen demoympäristöä ja totesimme sen sopivan oikein hyvin tarpeisiimme. Se on kehitetty suoraan nimenomaan asiantuntijapalveluyrityksille eli siinä on projektinhallinta, tuntikirjaukset ja laskutus, mutta ei esimerkiksi varastohallintaa. Siksi ValueFrame istuu parhaiten meidän kaltaiselle yritykselle.”
Mikään yritys ei ole kannattava ilman myyntiä. Miksi tilitoimistot eivät osaa tai halua myydä?
Miten eri järjestelmistä saadaan tietoa organisaation eri ryhmille niin, että se on luotettavaa, oikea-aikaista ja mittaa niitä asioita, joita raportin tilaaja on halunnut?
Kun osa yrityksistä tavoittelee paperitonta toimistoa, osa asiantuntijayrityksistä on mennyt jo askeleen pidemmälle.
Kerron teille asiakascasen avulla, miten uuden Severan ja Netvisorin käyttöönotto sujui Vianova Systems Finlandilla.
Hyvä projektipäällikkö on projektiyrityksessä kaiken A ja O. Usko pois, puhun kokemuksesta.
Monesti tuntien kirjaaminen tuntuu hyödyttömältä ja uuvuttavalta pakkopullalta, jolla johto kyttää työntekijöitään. Mutta onko asia näin? Olisiko niistä kuitenkin muutakin hyötyä kuin mahdollinen todiste työnantajaa kohtaan erimielisyyksien vallitessa?
Voiko asiantuntijayritys toteuttaa projekteja intohimosta lopputulokseen sekä samalla pitää kiinni liiketoiminnan realiteeteista?
Konsulteiltamme kysytään usein, miten omakustannushinta tulisi laskea, jotta sen avulla saadaan oikea määrä kustannuksia kohdistettua kullekin seurantakohteelle.
ERP:llä ja PSA:lla tarkoitetaan erilaisia järjestelmiä, mutta termit menevät silti usein sekaisin.
”Kannattaa käyttää ValueFramea, koska se on niin naurettavan helppo. Tuntien kirjaaminen vie vain hetken päivässä ja that’s it!”
”ValueFrame maksoi itsensä takaisin jo yhdessä kuukaudessa, kun saimme laskut lähtemään, ja järjestelmä toi läpinäkyvyyden toimintaamme.”
”Tärkeitä ValueFramessa tehtäviä asioita ovat mm. projektin budjetointi ja toteutuman seuranta sekä laskutus. Lisäksi esimiestehtävissä olevat henkilöt ovat kiinnostuneita seuraamaan projektisalkkunsa tulosta esim. palvelujen tai ajankäytön näkökulmasta. Työkalun on oltava kokonaisuutena sellainen, että pystymme hyödyntämään sitä projektin ohjaamisessa. ValueFramen avulla tämä onnistuu.”
Tilitoimisto Varumo halusi vähentää laskutukseen menevää työmäärää ja parantaa työajanseurantaa. Laskutuksen automatisointi vapautti huomattavasti lisää työtunteja ja minimoi mahdolliset laskujen luonnissa syntyvät virheet.
Karhu Helsingin etuina Visma Severan käytössä ovat olleet ohjelmiston monipuolisuus ja helppokäyttöisyys sekä ohjelmiston tuoma kokonaiskuva liiketoiminnasta.
LINKin toimitusjohtaja Jaakko Anttila saa ValueFramen raporteista paljon liiketoiminnan kannalta olennaista tietoa. Anttila seuraa esimerkiksi kuormitusta, tarjouskantaa ja sen kehitystä, henkilöiden ja eri yksiköiden kannattavuutta, käyttöasteita, myynnin kehitystä sekä aktiviteetteja.
“Tällainen väline on jokaisen hyvin organisoidun suunnittelutoimiston perustyökalu”
ValueFramella tieto välittyy organisaation sisällä juuri kuten Music Finland haluaa. Music Finland käyttää ValueFramea sekä asiakkuuden- että projektinhallintaan, mutta erityisesti asiakkuudenhallinnan toimivuus on heille ehdottoman tärkeää.
Työaikaa seurataan monesta eri syystä. Sen lisäksi, että se on lakisääteistä, se helpottaa projektien hallintaa, auttaa yritystä tehostamaan prosessejaan ja säätämään hinnoittelua. Lue lisää, mitä hyötyä sekä mitä velvoitteita työajanseurantaan liittyy.
Vihaisella Talouspäälliköllä on asiakaskohtaisia tehtäviä, jotka toistuvat viikottain, kuukausittain, neljännesvuosittain ja vuosittain. Toimitusjohtaja Sivula voi luottaa siihen, että ValueFramen tarjoamalla tehtäväkäsittelyllä automaattisesti toistuvat tehtävät päätyvät oikeille tekijöilleen ajallaan.
“ValueFrame Docs by M-Filesin avulla osaprojektien dokumentaatio on koko ajan käytettävissä ja näkyvissä. Nyt löydämme vihdoin, mitä etsimme.”
”Mitä isompi projekti on kyseessä, sitä haastavampaa sen hallinnointi on. ValueFrame on tähän erittäin tehokas työväline.”
”Kaltaisellemme asiantuntijayritykselle on tärkeää selvitä mahdollisimman vaivattomasti hallinnollisista rutiineista, sillä kaikki työaika, joka käytetään niiden hoitamiseen, on pois asiakastyöstä”
“ValueFramen avulla voimme varmistua siitä, että sekä strategiaan, henkilöstöhallintoon että taloudenhallintaan löytyy kaikki tarvittavat mittarit”
“ValueFrame Docs by M-Files on meille uusi työtila, jossa toimimme päivittäin. Käytämme palvelua reaaliaikaisesti ryhmässä: tarkastelemme dokumentteja yhtäaikaisesti ja teemme muokkaukset niihin suoraan. Siten oikea versio on aina oikeassa paikassa ja kaikkien saatavilla”, Semat Groupin projektipäällikkö Heikki Laaksonen kertoo.
”Pystymme kirjaamaan tehdyt tunnit ValueFrameen laskutusta varten niin, että ne kohdistuvat suoraan oikealle asiakkaalle. Samalla laskuttamattomien tuntien osuus voidaan minimoida”.
