Taloushallinto on pakollinen osa liiketoimintaa, joka pitää aina järjestää tavalla tai toisella; joko sisäisesti tai tilitoimiston avustamana. Lakisääteiset asiat kannattaakin hoitaa mahdollisimman helposti ja tehokkaasti.

Kun yhdistät taloushallinnon osaksi toiminnanohjausta ja projektinhallintaa, saat kerättyä taloushallinnon vaatimat tiedot reaaliaikaisesti työn lomassa ja niillä työkaluilla, joita kukin työntekijä on tottunut käyttämään. Tietojen synkronoitumisen lisäksi järjestelmien yhdistämisestä on kuitenkin paljon muutakin hyötyä niin yritykselle kuin yksittäiselle asiantuntijalle!

Miksi taloushallinto ja toiminnanohjaus kannattaa yhdistää?

Jokaisen asiantuntijayrityksen resurssit ovat rajalliset, joten fokuksen pitäminen kassavirtaa tuottavissa toiminnoissa on vain fiksua. Tämä voi tarkoittaa sitä, että taloushallinto jätetään ikään kuin irralliseksi toiminnoksi, joka siirtyy helposti tärkeyslistalla myöhemmäksi. Varsinkin pienemmät asiantuntijayritykset usein ulkoistavat taloushallinnon, jolloin resurssit päästään keskittämään yrityksen ydintoimintoihin. Integroimalla taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmät helpotat yhteistyötä tilitoimiston kanssa ja pääset eroon paitsi manuaalisesta paperien käsittelystä, myös turhasta tiedonsiirtelystä, excel-koosteista ja tuplatyöstä.

Kahden järjestelmän integraatio on fiksua monestakin syystä. Vaikka markkinoilla on kaikenkattavia ERP-järjestelmiä, niiden kalliit käyttöönotto- ja käyttökustannukset saattavat nostaa järjestelmän hinnan huomattavan korkeaksi. Ongelmia saattaa tulla myös järjestelmän laadusta ja kankeasta käyttöliittymästä. Monissa laajoissa ERP-järjestelmissä, jotka kokoavat yhteen kaikki yrityksen mahdolliset toiminnot, joudutaan tekemään eri osa-alueissa tuotekehitysvaiheessa paljon kompromisseja. Silloin laatu ei kulje koko järjestelmän läpi ja osa toiminnallisuuksista on väistämättä heikompia.

Ratkaisussa, jossa tuotteet ovat eriytetty toisistaan, saadaan toimialojen kärkiratkaisut mukaan molempiin osa-alueisiin. Tässä tapauksessa kaksi ketterää järjestelmää, esimerkiksi Visma Severa toiminnanohjaukseen ja Netvisor taloushallintoon, on parempi kuin yksi. Erityisesti loppukäyttäjän näkökulmasta, puhutaanpa sitten työaikakirjauksia tekevästä asiantuntijasta, kattavia raportteja haluavasta toimitusjohtajasta tai kirjanpitäjästä ja palkanlaskijasta.

Miten hyödyt taloushallinnon ja toiminnanohjausjärjestelmän integraatiosta?

Asiakas- ja tuoterekisteri
Kun käytössäsi on sekä Severa ja Netvisor, luomasi asiakas- ja tuoterekisterit ovat synkronoitavissa helposti molempiin järjestelmiin. Kun luot uuden asiakkaan toiminnanohjausjärjestelmään, siirtyvät tiedot automaattisesti myös Netvisoriin. Sama toimii myös tuoterekisteriin luomiesi tuotteiden ja palveluiden kohdalla. Tämä säästää aikaa ja tekee laskutuksesta helpompaa.

Raportointi
Saat raportoinnista läpinäkyvää ja ajantasaista hyödyntämällä molempien järjestelmien keräämää tietoa. Automaattinen tiedonsiirto järjestelmien välillä säästää aikaa, kun tietoja ei tarvitse etsiä useista paikoista. Esimerkiksi Severaan luodut projektit, työt ja yksiköt voidaan tuoda automaattisesti omiksi kustannuspaikoiksi tai laskentakohteiksi Netvisoriin. Näin muun muassa projekti- tai asiakaskohtaisten kannattavuuslukujen ja myyntibudjettien seuraaminen on vaivatonta.

Tuntikirjaukset ja matkalaskut
Työtuntien kirjaaminen hoituu työntekijöille tutussa toiminnanohjausjärjestelmässä. Severasta tunnit ja matkalaskut saadaan siirrettyä kätevästi muutamalla klikkauksella Netvisorin palkanlaskentaan. Näin saat tiedot palkkahallintoon aina ajallaan ja virheettömästi.

Myyntilaskutus
Integraation avulla siirrät toiminnanohjausjärjestelmässä luodut myyntilaskut kätevästi Netvisorin myyntireskontraan, jossa pääset seuraamaan saatavia reaaliajassa. Nopea ja vaivaton tiedonsiirto vähentää virheitä ja nopeuttaa myyntisaamisten kiertoa. Laskutusaste paranee ja automaattisesti kirjanpitoon päivittyvät tiedot helpottavat yhteistyötä tilitoimiston kanssa.

Ostolaskutus
Voit kohdistaa Netvisoriin saapuneet ostolaskut suoraan Severan projekteille kuluiksi. Näin projektikohtaiset kate- ja kannattavuusmittarit pysyvät jatkuvasti ajan tasalla. Voit myös vaihtoehtoisesti jälleenlaskuttaa Netvisoriin saapuneet projektien ostolaskut, kuten mainostilan ostot tai graafisen suunnittelun kulut asiakkaaltasi suoraan toiminnanohjausjärjestelmässä.

Ennusteet
Jos käytössäsi on pelkkä toiminnanohjausjärjestelmä, voit ennustaa kannattavuutta projektikohtaisesti, mutta tiedon yhdistäminen yrityksen kassavirtaan on haastavaa. Netvisorissa kassavirta- ja maksuvalmiustiedot päivittyvät automaattisesti, mikä tukee projektinhallintaa ja toimii päätöksenteon apuna. Voit tarkastella laskutusta ja myyntisaamisia sekä asiakaskohtaisesti että koko yrityksen tasolla.

Järjestelmäintegraation avulla kerran kirjaamasi tieto kulkee myynnistä ja projektituotannosta aina laskutukseen, palkanlaskentaan ja kirjanpitoon saakka.

Haluatko kuulla lisää toiminnanohjauksen ja taloushallinnon yhdistämisestä? Jätä meille yhteydenottopyyntö tai tutustu ratkaisuumme!

Taloushallinnon ja projektinhallinnan yhdistäminen hyödyttää koko yritystä.


Tiia Räsänen on PSA-ratkaisujen tuoteasiantuntija vuosien taloushallinnon automatisoinnin kokemuksella. Tiian vahvuutena on asiantuntijayritysten kokonaisprosessien ymmärtäminen, mikä auttaa asiakkaita löytämään kestäviä järjestelmäratkaisuja.

[contact-form-7 id="4615" title="Myynnillinen yhteydenottopyyntö"]