Kiinteistö- ja rakennusalan asiantuntijakonserni Granlund tavoittelee lähivuosina voimakasta kasvua. 1100 työntekijää työllistävä ja yli 100 miljoonaa euroa liikevaihtava yhtiö aikoo tuplata henkilöstömäärän ja liikevaihdon vuoteen 2025 mennessä. Viime vuonna Granlund otti käyttöön ValueFrame toiminnanohjausjärjestelmän yhtenä kasvua tukevana toimena.

Granlund käyttää ValueFramea toiminnanohjaukseen.

ValueFrame valikoitui yhtiön toiminnanohjausjärjestelmäksi osana vuosia kestänyttä projektia, jonka aikana Granlund uudisti lähes koko ohjelmistokantansa. Uudistuksen keskeisenä tavoitteena oli saada selkeämpi kokonaiskuva koko konsernin liiketoiminnasta sekä helpottaa tytäryhtiöiden välisten sisäisten liiketapahtumien käsittelyä.

Vaikka Granlund on jo merkittävän kokoinen konserni, on palvelutuotannossa haluttu säilyttää paikallinen ote. Konserniin kuuluu 15 tytäryhtiötä ja se kasvaa yritysostoin.

– Vaihtoehtoina oli kokonaisvaltainen ERP tai markkinoiden parhaat erillisjärjestelmät, joiden välillä on hyvät integraatiot. Liiketoiminnalle haluttiin järjestelmä, joka on 1000 hengelle helppokäyttöinen ja nykyaikainen ja Granlund päätyikin POC-testien kautta valinnassaan Valueframeen. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa tavoitteena oli toiminnan modernisointi, läpinäkyvyyden lisääminen, integroitavuus muihin järjestelmiin sekä tietysti strategian mukaisen kasvun tukeminen, kertoo Granlundin talous- ja hallintojohtaja Sirpa Sinkkonen.

ValueFramessa olennainen tieto yhdessä paikassa

ValueFrame on keskeinen osa Granlundin liiketoiminnan ohjausta. Yhtiö hallinnoi siellä koko prosessia CRM:stä laskutukseen. ValueFramesta löytyvät nyt ensimmäistä kertaa yhdestä paikasta koko konsernin kaikkien yhtiöiden asiakaskontaktit, tarjouskanta, projektit, resursointi, laskutus sekä raportointia.

– Ennen meillä oli monta järjestelmää, mistä tietoja katsottiin. Nyt kaikki on yhdessä ja samassa paikassa, mikä tuo läpinäkyvyyttä tekemiseen, asiakkuuksien hallintaan ja tarjouskantaan, kertoo Granlundin laatu- ja vastuullisuusjohtaja Maila Herva.

ValueFrame on muuttanut Granlundin resurssien hallintaa merkittävästi. Nyt koko konsernin työkuorma on entistä läpinäkyvämpi.

– Saadaan pidettyä porukka työllistettynä ja voidaan tarvittaessa vaihtaa resursseja myös yhtiöiden välillä, Herva iloitsee.

Vallusta voin hakea koko konsernin tai eri yhtiöiden tietoja samasta paikasta. Dataa on helpompi hakea ja yhdistellä

Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi Granlund vaihtoi uuteen taloushallinto-ohjelmiston, hr-ohjelmiston sekä bi-järjestelmän. Jotta tieto saatiin liikkumaan kaikkien ohjelmistojen välillä mahdollisimman automaattisesti valittiin integraatioalustaksi Dellin Boomi. Se mahdollistaa mm. sen, että laskutustietojen siirrossa taloushallinnon ohjelmaan tulot saadaan automaattisesti kohdistettua organisaatioyksiköille Granlundin talousohjauksen mukaisella tavalla.

ValueFrame toimii eräänlaisena tiedon keskuspankkina. Sieltä tieto siirtyy taloushallintoon, hr-järjestelmään sekä bi-järjestelmään. Granlundin controllerin Henrik Rannan mukaan yhden järjestelmän etu on myös siinä, että tieto on helposti löydettävissä.

– Aikaisemmassa systeemissä sain yhdestä kannasta nähtäville aina vain yhden yhtiön tiedot. Vallusta voin hakea koko konsernin tai eri yhtiöiden tietoja samasta paikasta. Dataa on helpompi hakea ja yhdistellä, Ranta sanoo.

ValueFrame tukee erinomaisesti rakennus- ja kiinteistöalan projekteja

Projektitoiminnassa ValueFrame toimii erinomaisena työkaluna niin suunnittelussa, resursoinnissa kuin asiakas- ja kohdehallinnassakin. ValueFrameen on mahdollista luoda monipuolisesti erilaisia projekteja. Järjestelmä taipuu myös kansainväliseen käyttöön. Granlundilla ValueFramea käytetään myös yhtiön ruotsalaisessa tytäryhtiöissä.

ValueFramen projektirakenne toimii erinomaisesti kiinteistö- ja rakennusalan yritysten toiminnanohjaukseen. Projektit voi järjestelmässä jakaa osaprojekteihin, jolloin esimerkiksi rakennushankkeen eri vaiheet voi helposti rakentaa omiksi osaprojekteiksi. Järjestelmästä löytyvä kohdekäsittely puolestaan tukee mainiosti nykyaikaista elinkaariajattelua.

Vähentää merkittävästi manuaalisia työvaiheita vapauttaen resursseja ja siten tukee yrityksen kasvua

– Suosittelisin kyllä muillekin rakennus- ja kiinteistöalan firmoille. Esimerkiksi termistö ja valikot palvelevat hyvin toimialaa, Henrik Ranta sanoo.

ValueFramesta löytyy myös monia näppäriä toimintoja helpottamaan hallinnollisia rutiineja. Projekteille pystyy rakentamaan esimerkiksi erilaisia sääntöjä ja laskutustyyppejä, joiden avulla tietoa voidaan raportoida tai siirtää. Projekteille voi myös kirjata sääntöjä, joiden mukaan esimerkiksi kirjatut tunnit jyvitetään tai kustannukset vyörytetään massana eri kustannuspaikoille.

– Tällaiset jutut vähentävät merkittävästi manuaalisia työvaiheita vapauttaen resursseja ja siten tukevat yrityksen kasvua, Ranta sanoo.

ValueFramen ansiosta Granlundin raportoinnin tarkkuus on parantunut huomattavasti.

Laskutukseen tarkkuutta ja nopeutta

Talous- ja hallintojohtaja Sirpa Sinkkonen seuraa kuukausittain kaikkien konsernin yhtiöiden laskutusprosessia. Yhtenä tavoitteena ohjelmistouudistuksessa oli laskutuskierron nopeuttaminen ja sitä on saatukin nopeutettua esimerkiksi sisäisen laskutuksen osalta jo merkittävästi.

Edelleen prosessissa on kuitenkin petrattavaa, sillä vielä laskutuksessa ei ole päästy täydelliseen oikea-aikaisuuteen. Sinkkosen mukaan se johtuu toimintatapojen muutoksesta, joka vaatii siirtymäaikaa.

Granlundin laskut lähtevät asiakkaille ValueFramesta. Järjestelmällä voi laskuttaa sekä tunti- että kiinteähintaisia projekteja. Myös laskutukseen ValueFramesta löytyy monia käsityötä ja laskupään käyttöä vähentäviä toimintoja.

Räätälöity kompromissi

Kun Granlundissa lähdettiin etsimään uutta, modernia toiminnanohjausjärjestelmää, oli heillä useita haasteita vastassaan. Useimmat kotimaiset järjestelmät olivat auttamatta liian suppeita heidän kokoluokkansa yritykselle. Ulkomaisissa järjestelmissä taas oli omat haasteensa mm. kielen kanssa. Harvoja ERP-järjestelmiä pystyy myöskään räätälöimään yrityksen tarpeiden mukaan.

ValueFrame oli heille hyvä kompromissi. Järjestelmä ei täytä aivan kaikkia konsernin toiveita, mutta se oli toimialalle sopiva ja sitä on räätälöity yhtiön toiveiden mukaan. Boomi-integraatioalustan avulla saatiin ratkaistua myös monia haasteita.

Venymistä ja ratkaisuhakuisuutta on löytynyt puolin ja toisin

ValueFramessa vakuutti myös ohjelmiston asiantuntijoiden ammattitaito. Heiltä löytyi niin toimialakohtaista osaamista kuin liiketoiminnan ymmärrystä.

– Olemme olleet tosi tyytyväisiä ValueFramen porukkaan. Ihmiset ovat laittaneet itseänsä likoon ja sitoutuneet tähän projektiin. Kiireisimpinä hetkinä ei katsottu kelloa, vaan venymistä ja ratkaisuhakuisuutta on löytynyt puolin ja toisin, projektia vetänyt laatu- ja vastuullisuusjohtaja Maila Herva kiittelee.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.