Olen nähnyt monen asiakkaan tuskailevan tuntien kirjaamisen kanssa. Varsin yleistä on, että kirjaukset tehdään kerran viikossa tai pahimmillaan kerran kuukaudessa, pakon edessä, kun viimeinen sähköpostiviesti siihen pakottaa. Voisiko asia olla jotenkin toisin?

Minulla ei ole työaikaa ja kirjaan siitä huolimatta tuntini ylös. Moni on kysynyt, miksi teen niin, kun siitä aiheutuu vain lisää työtä. Näen asian kuitenkin eri tavalla. Minua itseäni hyödyttää se, että pystyn seuraamaan, mihin aikani kuluu.

Miksi tunteja kannattaa kirjata?

Teen työkseni käyttöönottoprojekteja ja tuntikirjausten avulla osaan arvioida omaa ajankäyttöäni paremmin, kun suunnittelen tulevia käyttöönottoja. Niiden avulla pystyn antamaan asiakkaallekin tarkemman arvion projektin kestosta etukäteen. Usein myös laskutus perustuu tunteihin ja tarkkojen tuntikirjausten ansiosta laskuttaminen on helpompaa.

Päivittäinen kirjaaminen on tärkeää siksi, että ihmisen muisti on rajallinen. Minä en ainakaan muista, teinkö kuukausi sitten asiakkaalle töitä kaksi vai neljä tuntia. Minun täytyy kirjata tunnit ylös heti, etten unohda niitä. Itse pyrin siihen, että kirjaan tunnit päivittäin, mutta joskus kiireessä tulee pakostakin muutaman päivän viive.

Merkittävä lisäys laskutukseen

Asiakasyritysten kohdalla olen nähnyt joskus suuriakin laskutuksen parannuksia, kun systemaattinen tuntikirjaus on otettu käyttöön. Eräässä yrityksessä käytäntö oli, että työntekijät laskuttivat työtunnit kerran kuukaudessa, kuun lopussa. Yrityksessä otettiin käyttöön tuntikirjaukset ja palkittiin hiukan työntekijöitä heidän tekemästään laskutettavasta työstä. Kirjauskäytäntöä muutettiin siten, että tunnit on oltava kirjattuna vähintään viikottain.

Muutaman kuukauden jälkeen sain asiakkaalta puhelun. Yrityksen toimitusjohtaja oli varsin tyytyväinen uudistukseen, sillä laskutusta oli tullut yli 30 % lisää pelkästään tuntikirjausten muutoksilla.

Tuntien kirjaamisen ei pidä olla vaikeaa tai monimutkaista, joten tässä muutama vinkki, joilla saat sen helpommaksi:

– Tee kirjauskäytännöistä niin yksinkertaista kuin mahdollista
– Kirjaa tunnit päivittäin tai vähintään viikottain
– Motivoi työntekijöitä tekemään kirjaukset näyttämällä itse esimerkkiä
– Sovi yhteiset käytännöt kirjauksiin
– Näytä työntekijöille avoimesti, raporttien avulla, mihin tuntikirjauksista kertyvää tietoa käytetään.


Kalle Rapi on Visma Severan avainasiakasvastaava. Kokemusta on kertynyt yli viidestäkymmestä käyttöönottoprojektista eri toimialoilta. Uskoo vahvasti yksinkertaisiin hyviksi havaittuihin toimintamalleihin.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti