Pidin ValueFramen resursoinnista webinaarin 9.5. Katso webinaari täältä.

Kuinka sinun yrityksessäsi varaudutaan kiireisimpiin viikkoihin? Entä onko hiljaisemmille päiville varattu riittävästi töitä? Tilitoimiston liiketoiminta perustuu asiantuntijoiden tekemään laskutettavaan työhön. Siksi tämän työn seuranta on ensiarvoisen tärkeää tilitoimiston johdolle. Työntekijöiden työkuormien on oltava tasapainossa mielellään koko ajan. Kuitenkin alan ominaispiirteisiin kuuluu kausittain toistuvat kiireisemmät ajankohdat, kuten esimerkiksi tilinpäätösaika ja omaveroilmoitusten jättöpäivät. Näiden työkuormapiikkien ennakointi ja ajoissa tasoittaminen onnistuu kokemuksella sekä oikeilla työkaluilla.

Ennusta työkuormat ja jaa tehtävät

Piikkien ennustaminen lähtee työmääräarvioista. Jokaisen asiakkaan toimeksiannot koostuvat palveluista ja toistuvista tehtävistä. Tehtäville arvioidaan, kuinka paljon työtunteja ne tekijältään vievät. Tämän jälkeen työntekijät resursoidaan palveluille ja tehtäville. Kun osataan arvioida, mihin aikaan töitä kasaantuu eniten, voidaan esimerkiksi asiakkaan kanssa sopia aikaisempia deadlineja, jotta työkuorma tasoittuisi eikä palvelun laatu kärsisi.

Toiminnanohjaus avuksi tilitoimiston resursointiin

ValueFrame-toiminnanohjausjärjestelmän resursointityökalu kertoo, kuinka kuormitettuja työntekijät ovat. Tilitoimistoja varten kehitetyt raportit näyttävät, onko esimerkiksi jollekin kirjanpitäjälle annettu enemmän tehtäviä tälle viikolle kuin hänellä on aikaa tehdä, ja voisiko tehtäviä siirtää seuraavalle viikolle tai kenties toiselle henkilölle.

Asiakkaiden toimeksiannot luodaan nopeasti valmiista malleista. Toistuvien tehtävien tehtäväperusteille määritetään asiakkaan kanssa sovitut deadlinet ja annetaan työmääräarviot. Nämä tallentuvat suoraan tehtäville, ja tehtäville voidaan antaa tekijät.

Resursointityö helpottuu resurssikuvaajan avulla. Kuvaajalta voi valita pois asiakkuuksia ja katsoa, kuinka tilanne muuttuu, jos niiden työt jaetaan toiselle tekijälle tai muuhun ajankohtaan. Paljon työllistävän asiakkaan tehtäviä kannattaakin resursoida tehtäväksi hiljaisemmille viikoille, jos vain mahdollista.

Tehtävälistalla työntekijä voi verrata tehtäviensä työmääräarvioita toteutuneisiin tunteihin. Jos vertailussa huomataan olennaisia poikkeamia, voidaan asiakkaan tehtäväperusteita muokata realistisemmiksi. Vanhat tehtävät voidaan säilyttää koskemattomina, jotta mahdolliset asiakasmuistiinpanot säilyvät.

Työkuormat tasapainoon

Tilitoimistotyön luonteen vuoksi työkuormapiikkejä ei voi täysin välttää, mutta niitä pystytään tasoittamaan resursoimalla työtehtävät oikein. Onnistunut tehtävien jako ja aikataulutus ei ole mitenkään mahdotonta, kun tunnetaan kausittain toistuvien tehtävien rytmit ja asiakkaiden vaatimukset. Jotta johtaminen ei kuitenkaan perustuisi valistuneisiin arvioihin, on hyvä olla aitoa dataa päätöksenteon tukena. Toiminnanohjausjärjestelmä tuo tähän sekä datan että työkalut.


Mirella Melander on ValueFramen ratkaisukonsultti ja rautainen tilitoimistoliiketoiminnan asiantuntija. Mirellalla on vuosikymmenen kokemus tilitoimistotyöstä, ja hän tietää, kuinka alan käytäntöjä pystyy tehostamaan.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti