Monesti tuntien kirjaaminen tuntuu hyödyttömältä ja uuvuttavalta pakkopullalta, jolla johto kyttää työntekijöitään. Mutta onko asia näin? Olisiko niistä kuitenkin muutakin hyötyä kuin mahdollinen todiste työnantajaa kohtaan erimielisyyksien vallitessa?

Asiantuntijaorganisaatiossa, hyvänä esimerkkinä mainostoimistot, suurin bisnes tulee ”omasta työstä”. Tämä tekee tuntien seuraamisesta eri näkökulmista äärimmäisen tärkeää, esimerkiksi työntekijän itsensä kehittämisen ja yrityksen kannattavuuden seurannan kannalta.

Tärkeitä seurattavia asioita ovat esimerkiksi, paljonko oman työn kustannus on projektille omakustannushinnoin. Tästä voidaan oppia, kuka tekee ja mitä tekee parhaiten. Samoin kannattaa tarkastella, kuinka paljon oman työn kustannus on myyntihinnoin ja kuinka paljon oman työn osuus on yrityksen kokonaislaskutuksesta. Erityisesti kiinteällä hinnalla tarjotuissa töissä voidaan verrata näin onko työ myyty liian halvalla.

Kirjaa tunnit säännöllisesti ja ajallaan

Mutta mikä tekee asiasta niin vaikean? Monesti taustalla kirjaamisvirheisiin on pelko siitä, että työtunteja on tehty liikaa tai liian vähän, ja näin ollen kirjauksia pyöristetään. Syynä kirjausvirheisiin voi olla myös kiire, koetaan että ei ehditä tehdä kirjauksia ja ne tehdään vasta kuun lopulla muistin varassa, jolloin kirjaukset eivät enää pidä täysin paikkaansa. Tässä kohtaa usein unohtuu tarkastella asiaa laajemmasta näkökulmasta.

Tuntikirjauksen oikeellisuus ja reaaliaikaisuus ovat paikkaansa pitävien kannattavuusraporttien ja projektien etenemisen seurannan perusta. Oman työn ylös kirjaamisesta lähtee liikkeelle koko todellisen kannattavuuden seuranta tällaisissa organisaatioissa. Siksi on äärimmäisen tärkeää tuoda yrityksen sisällä ilmi miksi ja miten tunnit kirjataan ja mihin tuntien kirjaaminen vaikuttaa. Kun asiakkaiden kannattavuutta halutaan seurata pitkällä aikajanalla, kannattavuusraportit eivät pidä enää paikkaansa kertymien osalta, jos tuntikirjaukset on tehty ”vähän sinne päin”.

Näin ollen asiakkaiden projekteille tehdyn työn kirjaaminen tarkasti ja todellisen toteuman mukaisesti on välttämätöntä. Loppujen lopuksi ei edes vaikeaa, mutta erittäin hyödyllistä!

Kirjaat tunnit ja seuraat työaikaa kätevästi Visma Severalla tai ValueFramella.


Suvi Viertola on ValueFramen ratkaisukonsultti. Pitkän linjan mainostoimistoalan ammattilainen tietää, kuinka markkinointi- ja viestintäala tänä päivänä toimii.

[contact-form-7 id="4615" title="Myynnillinen yhteydenottopyyntö"]