Miksi tilitoimiston kannattaa mallintaa toimeksiannot toiminnanohjaukseen?

Tilitoimistotyö on hektistä. Yhdellä kirjanpitäjällä saattaa olla kymmeniä asiakkaita, lukuisia palveluja ja satoja isompia ja pienempiä tehtäviä to-do-listallaan. Töiden hallinta ja laskutus helpottuu huomattavasti, kun erinäiset tehtävät ja työtunnit saadaan kasattua yhteen ja samaan tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmään, esimerkiksi ValueFrameen. Harmillisen usein tehtävien kirjaamiseen kuitenkin käytetään useita eri järjestelmiä, exceleitä ja pahimmillaan vain kynää ja papereita. Näin ei kuitenkaan tarvi olla.

Mutta aloitetaanpa ihan perusteista. Mikä toimeksianto?

Koko toimeksianto lähtee asiakkaasta, joka on perustettu järjestelmään. Asiakkaan alle tulevat asiakkaalle myydyt toimeksiannot. Toimeksianto on palvelukokonaisuus, jonka alle taas sidotaan pienempiä palveluita. Esimerkiksi taloushallinnon toimeksianto voi muodostua kirjanpidosta, palkkahallinnosta ja erilaisista konsultointipalveluista. Palveluiden alle voidaan merkitä vielä muistin tueksi tehtäviä, eli palvelujen osia. Näitä voivat olla esimerkiksi marraskuun ostolaskujen käsittely, alv-ilmoitusten tekeminen, myyntilaskutus ja viikkojen 45 ja 46 tuntipalkkojen maksatus.

Kun toimeksiannot pilkotaan osiin, huomataan, että erinäisiä pienempiä palasia ja muistettavia tehtäviä on valtava määrä. Palasten hallintaan on olemassa helppo ratkaisu – toimeksiantojen mallinnus. Mallinnuksen avulla kaikki palaset löytyvät yhdestä järjestelmästä ja pysyvät tallessa toimeksiantopohjana, joka on valmiina käytettäväksi myös seuraavia toimeksiantoja varten.

Mikäli työn on aikaisemmin tehnyt sirpaleisesti eri järjestelmissä tai excelissä pyöritellen, voi mallinnuksen etuja olla hankala käsittää ennen sen käyttöönottoa. Siksi kokosinkin mallinnuksen tärkeimmät edut yhdeksi listaksi!

1. Työt ovat kaikkien saatavilla

Monissa tilitoimistoissa on kirjavia ratkaisuja töiden merkitsemiseen. Jotkut kirjaavat tehtävät ruutuvihkoon tai exceliin; kokeneemmat kirjanpitäjät saattavat jopa luottaa vain muistiinsa. On toki hyvä, jos työt ja niiden aikataulut ovat itsellä tallessa, mutta ihan yhtä tärkeää on, että ne ovat myös muiden saatavilla. Toimeksiantojen mallinnuksen avulla kaikki tehtävät on kirjattu sähköisesti samaan järjestelmään, jolloin käytännössä jokaisella on ajantasainen tieto kaikista töistä. Jos yksi työntekijöistä esimerkiksi sairastuu, korvaajan on helppo löytää kollegan keskeneräiset työt, eikä tietoja tarvitse kysellä erikseen.

2. Jokainen työntekijä tietää mitä tekee ja milloin

Yksi mallinnuksen eduista on tehtävälistaukset ja niiden tuntikirjaukset. Tehtävälistauksista näet kätevästi, mitkä työtehtävät kuuluvat minkäkin palvelun alle. Tuntikirjaukset kertovat, kuinka paljon työtehtäviin on käytetty aikaa. Voit siis käyttää kirjauksia ennustaessasi tulevienkin työtehtävien kestoa. Varsinkin uusille työntekijöille, kun ala on uusi ja parhaat käytännöt eivät ole vielä hallussa, tehtävälista auttaa hahmottamaan työmäärää, eikä valmis lista muistin tukena haittaa kokeneempaakaan tekijää.

3. Kaikki sopimukset pysyvät tallessa

Monilla tilitoimistoilla on vuosikymmeniä sitten perustettuja asiakkuuksia, joista ei välttämättä ole enää sopimuksia tallessa. Jos sopimusta ei ole tai se on mapitettu hyllyrivistöjen hämärimpiin nurkkiin, on hyvin vaikeaa tarkistaa, mitä asiakkaan kanssa on alunperin sovittu tehtävistä tai hinnoista. Sähköisessä järjestelmässä asiakkaan kanssa tehdyt sopimukset voidaan tallentaa suoraan toimeksiannon taakse. Kun sopimus on tallessa sähköisesti, sopimuksesta saadaan asiakkaalle oma kopio, ja mikä tärkeintä, myös itselle aina saatavilla oleva tieto siitä, mitä ollaan sovittu.

4. Mallinnus tuo automaation kautta nopeutta ja ketteryyttä

Asiakaskohtainen järjestelmä tuo konkreettista hyötyä nopeuden ja automaation näkökulmasta. Mallinnuksen avulla maksimoit ajankäytön laskutettavaan työhön turhan tiedonhaun sijasta. Voit myös optimoida työtäsi esimerkiksi luomalla tehtävät järjestelmään jopa vuodeksi kerrallaan, jolloin ne tulevat ajallaan vuoden edetessä työntekijöille esiin. Näin et käytä turhaa aikaa toistuviin päivityksiin.

5. Erilaiset hinnoitteluperusteet on huomioitu toimeksiannoissa

Hyvin usein tilitoimistoilla on lukuisia eri hinnoitteluperusteita ja -malleja. On tuntiperusteista hinnoittelua, kiinteitä palveluita ja suoritteisiin perustuvaa laskutusta. Hinnoitteluun haastavuutta tuovat myös erilaiset asiakassuhteet. Voi olla, että vuosikymmeniä vanhojen asiakkaiden kanssa on sovittu hinnoista, jotka eivät ole lähelläkään samalla tasolla uusien asiakkaiden kanssa. Siksi onkin tärkeää, että käyttämänne järjestelmä tukee erilaisia hinnoitteluperusteita. ValueFramessa jokaiselle toimeksiannolle ja jopa eri palveluille saadaan luotua tunti- kiinteä- ja suoriteperusteiset hinnastot. Toimeksianto toisin sanoen tukee kaikilla eri tavoilla hinnoiteltuja palveluita, eikä eri hintojen kanssa tarvitse turhaan turvautua erillisiin järjestelmiin tai manuaaliseen räpeltämiseen.

Toimeksianto tukee kaikilla eri tavoilla hinnoiteltuja palveluita, eikä eri hintojen kanssa tarvitse turvautua erillisiin järjestelmiin tai manuaaliseen räpeltämiseen.

Järjestelmän tärkeyttä erityisesti kiinteän hinnoittelumallin näkökulmasta ei voi korostaa tarpeeksi. Kun tunnit kirjataan tarkasti kiinteähintaisille palveluille, tilitoimistoyrittäjä pystyy vertailemaan reaaliajassa palveluhintoja työn kustannuksiin sekä siihen, kuinka paljon palvelusta olisi pystytty laskuttamaan tuntihinnoittelun kautta.

Ilman järjestelmää siirtyminen kiinteään hintaan voi olla myös haastavaa, kun hintojen määrittelyyn vaadittua dataa ei ole olemassa. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla tilitoimisto voi esimerkiksi vuoden päästä tarkastaa, saavutettiinko kiinteällä hinnalla toivottu kate ja tarvittaessa tehdä muutoksia palvelumalliin. Kiinteähintaiset sopimuslaskutusrivit voidaan tehtävien kaltaisesti luoda esimerkiksi vuodeksi eteenpäin. Kun rivit on luotu, järjestelmässä on mahdollista seurata myös tulevaa laskutusta myyntiennusteraportin muodossa.

6. Pääset seuraamaan työntekijöiden kuormitusta

Toimeksiannot antavat reaaliaikaisen ja totuudenmukaisen kuvan työntekijöiden työtilanteesta. Toimeksiantojen kautta pystyt seuraamaan yksittäisten työntekijöiden kuormitusta ja tehtävien kautta resursoimaan tunteja työntekijöille. Resursoinnin avulla varmistat, että jokaisella työntekijällä riittää töitä eikä kenelläkään synny ylikuormitusta.

7. Palvelukohtainen raportointi auttaa kannattavuuden mittaamisessa

Toimeksiantojen mallinnus auttaa myös kannattavuuden tunnuslukujen mittaamisessa. Palvelukohtaisen raportoinnin kautta näet, kuinka paljon asiakasta voidaan laskuttaa kirjattujen tuntien perusteella, ja saat arvokasta lisätietoa niin laskutusasteesta, yritys- ja henkilötason kannattavuudesta kuin keskituntihinnasta. Tuntikirjauksien avulla pääset vertailemaan arvioitujen ja toteutuneiden työtuntien eroa ilman, että tieto on hajanaisesti eri järjestelmissä. Ilman yhtenäistä järjestelmää tietoa ei pahimmassa tapauksessa edes ole, tai sitä joudutaan kaivamaan useista eri järjestelmistä ja yksittäisistä exceleistä.

Kannattavuuslaskelmien tarkkuus riippuu toki täysin tuntikirjauksien tarkkuudesta. Kun todelliset työtunnit kirjataan aina ylös, näet tasan tarkkaan palveluihin käytetyn ajan. Jotta tieto olisi mahdollisimman totuudenmukaista, tulisi kaikki tehdyt työtunnit kirjata järjestelmään riippumatta siitä, ovatko ne asiakkaalta laskutettavaa vai sisäistä työtä. Muista siis mallintaa myös sisäiset työt järjestelmään.

Ota avuksi monipuolinen toiminnanohjausjärjestelmä

ValueFrame tarjoaa tilitoimistoille tehokkaan ja helppokäyttöisen avun toiminnanohjauksen haasteisiin.

Koska tilitoimistoissa usein on hyvin erilaisia toimintatapoja ja -malleja, on suositeltavaa, että istut tilitoimistokonsultin kanssa alas ja käyt toiveenne ja tarpeenne läpi. Asiakaskohtaisilla määrityksillä pystytään ratkaisemaan tulevaisuuden haasteet ja nopeuttamaan arkea.