4 vinkkiä tehokkaampaan laskutukseen tilitoimistossa

Tilitoimiston toiminnanohjausjärjestelmä tekee palveluiden laskutuksesta helppoa ja nopeaa. Toimiva järjestelmä ei kuitenkaan yksin ole avain onneen – yksinkertaisilla toimintatapojen päivityksillä hoidat laskutuksen entistäkin sujuvammin ja tehokkaammin! Kokosimme tilitoimistojen töiden hallintaan vinkit, joilla saat järjestelmästäsi kaikki parhaat ominaisuudet irti.

1. Tee tuntikirjaukset välittömästi

Kaikki laskutu sperustuu tuntikirjauksiin. Mitä tunnollisemmin tuntikirjaukset on tehty, sen helpompaa on laskun muodostaminen. Kun työntekijät tekevät tuntikirjaukset välittömästi, laskutukseen tarvittava aineisto on aina valmiina ja ajantasalla.

Laskutuksen lisäksi yksi tuntien kirjaamisen tärkeimmistä eduista on työhön käytetyn ajan seuraaminen. Kun kirjaat työt ja eri tehtäviin käytetyn ajan, pystyt seuraamaan mihin tehtäviin aikaa on kulunut ja miten tehostat työmäärää ja laskutettavan työn osuutta. Pitkäaikaisten kirjausten perusteella pystyt seuraamaan koko henkilöstön työkuormaa ja ennustamaan myös tulevia resursointitarpeita.

Toisaalta näet myös, onko kiinteä hinnoittelu linjassa työhön käytetyn ajan kanssa, eli oletteko käyttäneet työhön enemmän aikaa kuin siitä on laskutettu. Sen takia sekä laskutettava asiakastyö että ei-laskutettava asiakastyö kannattaa aina kirjata ylös asiakkaalle kohdentaen. Katteen lisäksi pääset seuraamaan reaaliajassa raportteja, laskutusastetta, työntekijän keskituntihintaa sekä muita tuntikirjauksiin perustuvia tärkeitä tunnuslukuja.

2. Mallinna toistuvat tehtävät

Tilitoimistoissa suuri osa työtehtävistä on rutiininomaisia. Kun toistuvat tehtävät löytyvät valmiina pohjina laskutusjärjestelmästä, tuntikirjausten ja sen myötä laskutuksen tekeminen nopeutuu.

Mallinnettujen tehtävien eri vaiheet ja tekemättömät työt löytyvät tehtävälistalta aikajärjestyksessä, jolloin työntekijät tietävät tulevat työtehtävät sekä deadlinet. Tehtävälista myös mahdollistaa tiedonkulun reaaliajassa ja auttaa tehtävien hallinnassa. Jos työ jää kesken tai joku työntekijöistä sairastuu, näet tehtävälistalta helposti töiden vaiheet ja voit sen avulla informoida kollegoita.

3. Hinnoittele selkeästi

ValueFrame taipuu monenlaisiin tarpeisiin ja hinnoitteluratkaisuihin. Mieti kuitenkin, onko monimutkainen hinnoittelu järkevää ja mielekästä. Jotta toiminnanohjausjärjestelmän eri toiminnallisuuksia voitaisiin hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla, pitäisi kaikille palveluille ja kaikille asiakkaille olla sama, selkeä hinnoittelu – oli se sitten kiinteä tai tuntiperusteinen. Esimerkiksi matkalaskutuksen hyödyntäminen toimii helpoiten, kun hinnoittelumalli on selkeä ja koskee kaikkia asiakkaita. Liiketoiminnan kannalta on myös järkevintä, että palveluiden hinnoitteluun liittyvät asiat otetaan huomioon jo myyntivaiheessa.

4. Laskuta reaaliajassa

Olen huomannut, että tilitoimistot laskuttavat palvelunsa usein jälkijättöisesti. Tavallisesti toimisto tekee ensin työn, kuten tuloslaskelman, taseen tai palkkalaskelmat, luovuttaa sen asiakkaalle ja laskuttaa työn vasta seuraavan kuun vaihteessa. Todellisuudessa laskutus ei kuitenkaan vaadi esimerkiksi kuukauden tai kvartaalin vaihtumista.

Kun kaikki tehtävät on mallinnettuna valmiiksi, palveluille on helppo tehdä tuntikirjaukset, jolloin toteutuneet tunnit saadaan välittömästi mukaan laskutukseen.Tämän ansiosta työ voidaan laskuttaa heti, kun se on valmis. Vaihtoehtoisesti sovitut kiinteähintaiset palvelut voidaan laskuttaa jopa etukäteen. Ajantasaisella ja jatkuvalla laskutuksella kassavirta saadaan rullaamaan jouhevasti.

Voit ajatella asiaa myös asiakkaan etuna. Jos tilitoimistossa tehdään kirjanpitotyötä vasta itse palvelujen toimituksen jälkeen, ja työ vielä laskutetaan jälkijättöisesti, laskut saapuvat asiakkaille useamman kuukauden verran jälkijunassa. Jos asiakkaan liiketoiminnassa alkaa menee heikommin, perässä laahaava laskutus asettaa paineita myös heidän kassavirralleen.

Hoida laskutus sujuvasti toiminnanohjausjärjestelmällä

Tilitoimiston palveluiden laskutus on helppoa ja nopeaa toiminnanohjausjärjestelmällä, joka auttaa palveluiden mallintamisessa, tuntikirjausten tekemisessä ja kokoaa toimeksiannoille tehdyt työt laskuille automaattisesti.

Jos haluat tietää enemmän siitä, kuinka ValueFrame ratkaisee tilitoimiston työnohjauksen haasteet, lue lisää tilitoimistojen toiminnanohjauksesta!

Haluatko kokeilla ValueFramea maksutta?