Projekti, tuo työelämän mustapippuri. Aloitin projektipäällikön työt vuonna 2003, kun lähdin opiskelemaan Jyväskylään. Olin aivan hulluna projekteihin – jos joku vain mainitsikin sanan ”projekti”, olin innoissani paikalla ja valmiina tarttumaan toimeen. Opiskeluaikojen projektien lisäksi tein pitkään projektipäällikön töitä mainostoimistossa ja erilaisissa hankkeissa.

Opin projekteista paljon ja sain niistä hyvää työkokemusta. Toisaalta löin päätäni aika monta kertaa seinään ja toistin samoja virheitä. Jaan muutaman opin matkan varrelta, jotta sinun ei tarvitse toistaa samoja virheitä.

Epärealistiset odotukset

Tämä on perisyntini, joka on kulkenut matkassa ihan alkuajoista lähtien. Olen saanut karistettua osan pois vuosien aikana, mutta sorrun epärealistisuuteen välillä vieläkin. Epärealistiset odotukset voivat koskea aikataulua, projektin lopputulosta tai budjettia. Aiemmin uskoin, että saamme projektin paljon nopeammin valmiiksi kuin mitä olisi ollut realistista odottaa. En osannut ottaa huomioon muuttuvia tilanteita. Halusin aina uskoa siihen, että pystymme tekemään projektin nopeasti, edullisesti ja laadukkaasti. Todellisuus olikin karumpaa. Yleensä tuli kiire tai projektit myöhästyivät.

Sittemmin olen oppinut kultaisen säännön: Lupaa aina vähän pidempi toimitusaika, kuin mihin parhaimmillaan pystytte. Kun pystyt alittamaan asiakkaalle luvatun toimitusajan, asiakas yllättyy iloisesti. Tai mikäli tilanteet muuttuvat, sinulle jää riittävästi peliaikaa korjata asia. Tämä toimii erityisesti lyhyemmissä projekteissa, joissa liukumassa puhutaan päivistä. Toimii myös sisäisissä projekteissa!

Lupaa aina vähän pidempi toimitusaika, kuin mihin parhaimmillaan pystytte.

Kustannusarvioiden tiivistäminen

Usein projektien ja töiden tarjouspyynnöt ovat tiukkaa kilpailua. Jos kyseessä on laaja projekti tai mielenkiintoinen asiakkuus, tarjousta ja ehdotusta viilataan mahdollisimman hyväksi ja optimoidaan asiakkaan tarpeisiin. Optimointi voi kuitenkin johtaa siihen, että budjetti tiivistetään äärimmilleen. Tiivistäminen puolestaan vaikuttaa siihen, että lopputulos ei välttämättä ole niin hyvä kuin se olisi voinut olla. Tehdään ns. budjettiratkaisu.

Pitäisikin olla rohkeutta tehdä linjaus siitä, mikä on meidän projektien ja tarjonnan taso. Joskus kilpailutekijänä voi olla tarjota nopeita projekteja kustannustehokkaaseen hintaan. Vaativaa suunnittelua ja uuden luomista en kuitenkaan lähtisi tarjoamaan liian halvalla. Se vain polkee alan hintoja ja aiheuttaa sen, että projektin toteutuessa katteet on syöty jo aloituspalaverissa ja projektin kannattavuus on heikko. Olisi ollut kannattavampaa tehdä samassa ajassa useampi pienempi ja fiksusti hinnoiteltu projekti.

Minä hoidan kaiken itse -mentaliteetti

Projektiurani alkuvaiheessa elin kuplassa, jossa uskoin, että projektipäällikkö pystyy kaikkeen. Tekemään kustannus- ja työmääräarvion, vetämään asiakaspalaverit, kehittämään asiakassuhdetta, johtamaan tiimiä, tekemään sisältöjä ja tarvittaessa paikkaamaan ja viimeistelemään muidenkin työt. Mihin se johtaa? Siihen, että projektipäällikkö on ihmisraunio. Pahimmillaan sekä asiakas että tiimiläiset ovat tyytymättömiä.

Entinen kollegani antoi aikoinaan hyvän vinkin: “Ota lasillinen vettä. Laita etusormesi lasiin. Ota sormi pois lasista. Jos lasissa olevaan veteen jää kuoppa, olet korvaamaton. Jos veteen ei jää kuoppaa, hengitä syvään ja ymmärrä, ettei kukaan ole korvaamaton”. Parhaimmillaan projektipäällikkö on mahdollistaja, mutta ei mikään kanaemo, joka hoitaa kaiken maan ja taivaan välillä. Aitoa osaamista on se, että tunnistaa omat voimavarat ja vahvuudet sekä uskaltaa antaa vastuuta myös muille. Ota siis tiimi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mukaan projektiin ja sitouta heidät asiakastyöhön. Lopputulos on silloin kaikkien kannalta paljon parempi.

Tiimiläisten osaamisen tunteminen

Tämä linkittyy mielestäni edelliseen kohtaan. Jos et ota katsetta pois kaikkivoipaisesta navasta, et voi oikeasti johtaa tiimiäsi. Ensinnäkin sinun tulee ymmärtää, millaisia osaajia tiimissäsi on: Mitkä ovat heidän vahvuutensa ja mitkä heikkoutensa? Millainen on heille luonnollisin tapa tehdä töitä ja saada asioita aikaan? Mikä on heille toimivin tapa ottaa ohjeita vastaan?

Toiset haluavat selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet ja toiset mahdollisimman vapaat kädet. Toinen tarvitsee askelmerkit ja toiselle riittää pelkkä tavoite. Tiimiläisten tuntemiseen on monta hyvää keinoa. Esimerkiksi DISC-analyysi auttaa ymmärtämään eri persoonallisuustyyppejä, motivaatiotekijöitä ja käyttäytymistä. Voit myös pyytää tiimiläisiä tekemään 16 personalities-testin ja käydä tulokset yhdessä tiimiläisten kanssa läpi. Sinun kannattaa miettiä, mihin suuntaan toivot tiimiläistesi kehittyvän. Jos joku kaipaa jatkuvasti selkeitä ohjeita ja säännöllisiä tsekkauksia, olisiko firman toiminnan kannalta hyvä kehittää häntä itsenäisempään suuntaan. Toisaalta boheemeja visionäärejä voi hellästi ohjata miettimään asioita hieman strukturoidummin.

Opi siis tuntemaan tiimisi, asiakkaasi ja realiteetit, niin onnistut projekteissa paremmin. Suosittelen myös tsekkaamaan, onko sopivasta projektinhallinnan työkalusta sinulle apua. Tsemppiä vaativaan, mutta antoisaan työhön!


Tiina Laapio on Visma Solutionsin viestintäpäällikkö.
Tiina uskoo vuorovaikutteiseen viestintään, jämäkkään projektinhallintaan sekä tuottavuuteen, mikä syntyy
tehokkaista työtavoista ja intohimosta työhön.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti