Outbound-myynti on sitä perinteistä, raakaa myyntityötä. Digitalisaation myötä se on jäänyt hieman taka-alalle, kun inbound on vallannut alaa. Kumpaakaan ei kuitenkaan kannata unohtaa, sillä parhaimmillaan ne tukevat vahvasti toisiaan.

Outbound-myynti vaatii sinnikkyyttä ja useita kontaktikertoja.

Outbound-myynnin tehostamiseen on olemassa monia keinoja ja työkaluja. Tässä blogissa yli 10 vuotta ohjelmistoja ja konsultointia etänä myynyt Askele Oy:n toimitusjohtaja Matti Tiilikainen käy läpi muutamia, kokemuksen kautta hyviksi havaittuja tapoja ja apuvälineitä.

Kauppojen teko vaatii toistoja

Ensimmäinen ja taatusti jokaiselle myyjälle tuttu asia on se, että myynti on kovaa työtä. Outbound-myynti vaatii sinnikkyyttä ja toistoja. Tiilikaisen mukaan kylmäsoitoissa pärjää, kun myyntiprosessi on kunnossa ja myynnille varataan riittävästi aikaa. Myös rutiini ja kaupan loppuun saattaminen ovat tärkeää.Tilastotkin sen kertovat. Vain 2 % kaupoista tehdään ensimmäisellä kontakti kerralla ja 80 % kaupoista vaatii vähintään viisi yhteydenottoa.

Tiilikaisen mukaan kylmäsoittoja tehtäessä valmistautuminen on tärkeää. Asiakkaaseen kannattaa tutustua etukäteen kotisivujen ja Linkedinin kautta. Kun startti on asiantunteva, saa helpommin sovittua toisenkin soiton tai tapaamisen.

– Kylmäsoitossa ensivaikutelma on jo puolet kaupasta. Puhelinmyynti ei ole vain puhelinmyyntiä, vaan asiantuntija esittäytyy, esittää asiansa ja tekee juuri kyseiselle asiakkaalle suunnatun tarjouksen, Tiilikainen muistuttaa.

Kylmäsoitossa ensivaikutelma on jo puolet kaupasta

Myyminen on siis aikaa vievää puuhaa. Yhdenkin tapaamisen sopiminen voi vaatia tuntien soittotyötä ja useita ei-vastauksia. Vaikka myynti onkin yrityksen ydintoimintaa, voi joskus olla järkevää ulkoistaa se. Myynnin ammattilaisia käytettäessä kontaktointivolyymi nousee aivan eri tasolle. Panos/tuotos -suhde voi olla varsin perusteltu, jos löytää hyvän kumppanin, jonka kanssa myyntipuheen saa hiottua timanttiseksi.

– Kumppanin käyttäminen myynnissä toimii todistetusti myös, vaikka myytävä tuote tai palvelu on haastava tai vaatii useita kontaktipisteitä. Tällöin korostuu asiantunteva kumppani ja myyntiprosessin luonti niin, että se etenee johdonmukaisesti kylmäkontaktista seuraavaan vaiheeseen, Matti Tiilikainen huomauttaa.

Tunnista potentiaalisimmat asiakkaat

Kohderyhmien tunnistaminen helpottaa myyntiä huomattavasti. Varsinkin yrityksissä, joissa ei ole päätoimisia myyjiä, aika on kortilla. Silloin panos/tuotos suhteeseen kannattaa investoida. Hyvin valmistellun ja ajantasaisen soittolistan kanssa asiantuntijan tai yrittäjän myyntityöhön käytetty aika tehostuu parempien liidien kontaktoinnin myötä.

Kylmäsoittaminen on hyvin tehotonta, jos ei ole valmista pohjaa soitettavista kohteista. Puhelinluettelon kanssa voi tietysti yrittää, mutta jos tavoiteltavien asiakkaiden toimialasta, vastuuhenkilöstä tai taloustilanteesta ei ole mitään tietoa, on suurin osa soitoista todennäköisesti hukkaan heitettyä aikaa.

Asiakas on hyvä pitää lämpimänä muillakin kuin myynnillisillä viesteillä

Onneksi nykyaikana on olemassa työkaluja, joiden avulla potentiaalisten asiakkaiden listaa voi karsia etukäteen ja siten helpottaa omaa “jalkatyötään”. Olemassa olevaa asiakasrekisteriä voi päivittää esimerkiksi Suomen Asiakastiedon tai Bisnoden rekistereiden avulla.

Muita hyviä työkaluja ovat esimerkiksi Leadfeeder, joka tunnistaa yritykset ja jopa henkilöt, jotka käyvät yrityksen nettisivuilla ja Vainu, jonka avulla saa ajankohtaista tietoa halutuista asiakaskohderyhmistä.

Asiakkuuksien hallintajärjestelmät eli CRM:t ovat myös erinomainen apu myyntityön tehostamiseen. CRM:n tärkein rooli on tietenkin turvata yrityksen kriittinen asiakastieto, mutta oikein käytettynä se myös tukee myyjän arkea. Järjestelmän avulla omien myyntitöiden edistäminen ja ylläpito helpottuu, mutta työ myös tehostuu, kun aikaa säästyy tiedon etsimiseltä. Lisäksi myyntien ennustettavuus ja mitattavuus paranee.

Selkeä myyntiprosessi on tärkeä outbound-myynnissä

Yhtä tärkeää kuin oikeiden kohderyhmien tunnistaminen on myös myyntiprosessin hiominen huippuunsa. Vaikka myyntityö on joskus hyvin luovaa, tehostaa selkeä prosessi työtä.

Yksi yleisimmistä asiantuntijayritysten virheistä on heikosti mallinnettu myyntiprosessi. Tämä voi johtaa puutteellisesti johdettuihin myyntitöihin, kun prospektoinnin laatu vaihtelee ja tarjouksiin edetään liian aikaisessa vaiheessa. Kuten edellä jo kerrottiin, vaatii kauppojen klousaaminen yleensä useita, joskus jopa 10-20 kontaktointia. Siksi on tärkeää, että myyntiputkessa on useampia vaiheita, joiden avulla asiakasta kuljetetaan kohti ostopäätöstä.

– Asiakas on hyvä pitää lämpimänä, ei vain myynnillisillä viesteillä, vaan hänelle voi välillä lähettää blogin tai kutsua webinaariin, jolloin hän huomaa, ettet sinä vain tyrkytä, vaan oikeasti haluat tuottaa hänelle arvoa, Tiilikainen vinkkaa.

Yksi esimerkki myyntiputkeksi on; liidi, prospekti, ratkaisun valmistelu, tarjouksen valmistelu, tarjous odottaa päätöstä ja kaupat tehty -vaiheet. Tällaisen myyntiputken avulla on helpompi seurata, missä vaiheessa mikäkin myyntikeissi on menossa.

Myynnin putki outbound-myyntiin

Vastaavasti, kun myyntiprosessi on tarkkaan mietitty, tiedetään myös mitä missäkin vaiheessa täytyy tehdä, jotta asiakas etenee putkessa eikä esimerkiksi säikähdä ja lakkaa vastaamasta puheluihin. Tiilikaisen mukaan hyvä myyntiprosessi muotoutuu kokemuksen myötä.

– Esimerkiksi tarjouksen kanssa ei kannata hosua. Aina kannattaa selvittää tarkemmin asiakkaan tarpeet ja tehdä lopullinen tarjous vasta, kun kaikki tarvittavat faktat on tiedossa. Liian aikaisin tehty tarjous voi vaikuttaa negatiivisesti kaupan sisältöön ja varmistumiseen, Tiilikainen muistuttaa.

Nykyaikaiset CRM-ohjelmistot tekevät myyntiprosessin rakentamisesta ja myyntiputken seuraamisesta helppoa. Kun CRM on valittu ja mallinnettu oikein sekä myyjät on koulutettu sitä käyttämään, voi se motivoida myyjiä tekemään työnsä paremmin. Parhaimmillaan se ohjaa jokapäiväistä tekemistä. CRM:n kalenteri ohjaa asiakasaktiviteetteja ja visuaalisuus tukee omien myyntiennusteiden seurannassa.

Esimerkiksi Severassa asiakkaan seuraaminen myyntiputken eri vaiheissa on tehty myyjää kannustavaksi. Severan aktiviteetit näyttävät, mitä tänään on työpöydällä; kenelle täytyy lähettää muistutussähköposti, kenelle soittaa ja kenen tarjous odottaa vastausta.

Kaikki hyöty irti järjestelmistä

Nykyaikaiset ohjelmistot tehostavat myyjän työtä hyvin monella tavalla. Soittolistat on helposti saatavilla ja esimerkiksi integroimalla sähköposti Severaan, kopioituvat asiakkaille lähetetyt viestit ohjelmistoon. Näin sähköpostikeskustelut säilyvät tallessa ja näkyvät myös muille käyttäjille. Kun tieto on kaikkien nähtävillä, on esimerkiksi uuden myyjän helpompi jatkaa siitä, mihin edellinen jäi.

Tiilikaisen mielestä toinen kätevä toiminto Severassa on tarjoustyökalu. Se tehostaa myyntityötä todella paljon, kun kaikki tarvittava tieto, esimerkiksi hinnoittelu ja vastaavien kauppojen historiatieto löytyvät samasta paikasta.

Ehkä se merkittävin hyöty järjestelmistä ovat niiden laajat raportointimahdollisuudet. Myynnin erilaisia mittareita voivat Severasta seurata niin myyjät, myyntipäälliköt kuin toimitusjohtajakin. Jokaiselle käyttäjäryhmälle löytyy omat, juuri heidän työssään olennaiset raportit.

Johdon on helppo seurata järjestelmästä esimerkiksi myyntiennusteita, tarjouskannan kokoa ja hit ratea. Myyntipäällikkö voi seurata ja vertailla esimerkiksi tiiminsä aktiivisuutta ja aloitettujen myyntitöiden määrää. Myyntitiimin kannattaa omaa työtä kehittääkseen seurata esimerkiksi hävittyjä kauppoja, josko niistä olisi jotain opittavaa.


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.