Mistä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto koostuu?
Uskaltaisitko luovuttaa autosi 18-vuotiaalle lapsellesi ilman, että hän olisi käynyt autokoulua? En uskaltaisi minäkään. Sama pätee tietojärjestelmien käyttöönottoihin.
Helposti oletetaan, että toiminnanohjausjärjestelmä otetaan käyttöön kirjautumalla sisään ja aloittamalla käyttö suoraan. Vaikka järjestelmän käytettävyys tukisikin itseoppimista, ei pelkkä ympäristössä klikkailu riitä. Tietojärjestelmätkään eivät vielä toimi niin älykkäästi, että ne ajattelisivat käyttäjän puolesta, vaan bisneslogiikan ja älyn on löydyttävä omasta päästä.
Asiakaskohtainen mukautus tuo parhaan hyödyn
Jotta toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto onnistuisi sujuvasti, yrityksen liiketoiminta tulee mallintaa järjestelmään. Siihen parhaat käyttökokemukset ja -vinkit saa kokeneilta asiantuntijoilta. Käyttöönottokoulutus ei ole pelkästään mekaaninen suoritus, jossa käydään toiminnallisuudet läpi ja opetellaan järjestelmän käyttöä. Koulutusta edeltää asiakasyrityksen toimintaprosessien ja liiketoiminnan tarkka läpikäynti.
Käyttöönottokoulutus lähtee asiakkaiden tarpeiden ja prosessien määrittämisestä. Sen jälkeen työntekijät koulutetaan käyttämään ohjelmistoa käyttöympäristön ja asiakkaan oman toimialan käytäntöjen mukaisesti. Työntekijät saavat yhtenäiset käyttömallit tietojen syöttöön, jolloin raportointi pysyy relevanttina ja ajantasaisena. Huolellinen käyttöönotto tukee järjestelmän oikeanlaista käyttöä, käyttäjien sitoutumista ja siten myös järjestelmän mukautumista yrityksen käyttöön pitkäksi aikaa. Näin järjestelmästä tavoitetaan korkein mahdollinen hyöty.
Käyttöönotto ei ole vain teknistä suorittamista
Liiketoiminnan mallintamisessa perehdytään mm. siihen, miten asiakasyritys hinnoittelee palvelunsa, millaisia asiakkaita heillä on ja mitä tietoja he haluavat raportoinnin avulla saada, sekä mitä integraatioita tarvitaan. Tarkoituksena on päästä myös sisään yritysten kulttuuriin, miten yrityksessä toimitaan ja miten malli mukautuu järjestelmään logiikkaan. Toiminnanohjausjärjestelmä on väline, joka mahdollistaa haluttujen asioiden kirjaamisen ja tarvittavien tietojen seuraamisen läpi liiketoimintaprosessin. Käyttöönotossa tärkeämpää on toiminnan organisoinnin läpikäynti kuin tekninen suorittaminen.
Käyttöönoton jälkeen asiakkaat ovat olleet äärimmäisen tyytyväisiä kattavaan projektiin. Käytön voi aloittaa turvallisin mielin, kun matkassa on koko alkuvaiheen mukana asiantuntija, jonka puoleen kääntyä. Ota rohkeasti yhteyttä, mikäli tarvitsette apua toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa tai käyttöönotossa.
Emma Matikainen työskentelee ValueFramen tuotekehityksessä. Hänellä on myös toistakymmentä vuotta kokemusta ValueFramen pienistä ja suurista käyttöönotoista eri asiakastoimialoilla. Emma tuntee järjestelmän ominaisuudet ja integraatiot läpikotaisin ja osaa neuvoa asiakkaille heille sopivimmat käyttötavat.
