Törmään käyttöönotoissa toistuvasti samaan ongelmaan. Matkalaskujen käsittely tuottaa tuskaa lähes jokaisessa asiakasyrityksessä; niitä ei tehdä ajallaan, kuitit ovat kadoksissa ja jälkikäteen on tehtävä korjauksia.

Matkalaskun perusteena on joko työntekijän omilla rahoilla tai yrityksen luottokortilla maksama ostotapahtuma. Molemmat tapaukset vaativat kuitin viemisen kirjanpitoon. Työntekjiät ovat luonnollisesti motivoituneita kuittien käsittelyssä, kun on kyse itse maksetusta kulusta. Korvaus matkalaskusta tulee vasta asianmukaisesti tehdyn ja esimiehen hyväksymän matkalaskun jälkeen.

Luottokorttimaksujen suhteen tilanne on hieman erilainen. Ostotapahtumasta toimitetaan yritykselle lasku jälkeenpäin. Olennainen ero on se, että työntekijällä ei ole omaa rahaa sitoutuneena tapahtumaan. Monessa yrityksessä näitä kuitteja kaivellaan pikkutakin taskusta silloin, kun joku niitä kysyy. Kun samassa yrityksessä on kymmeniä luottokortteja, aikaa kuluu valtavasti kuittien etsimiseen ja kohdistamiseen.

Nämä tapaukset vaativat selkeästi prosessien yksinkertaistamista ja selkeyttämistä. Olenkin usein suositellut, että työntekijät maksavat kaikki kulut itse. Näin työntekijät sitoutuvat paremmin kuittien säilyttämiseen ja matkalaskujen tekemiseen. Tämä vaatii tietenkin taustalle nopean matkalaskujen kierron ja säännöllisen, esimerkiksi kerran viikossa tapahtuvan maksun. Myös kulut pienenevät, kun luottokorteista ei aiheudu ylimääräisiä maksuja ja taloushallinnon työaikaa vapautuu kuittien etsinnältä.

Jos työntekijöiden omien rahojen sitominen yrityksen kuluihin ei tunnu luontevalta, voi asian myös hieman kiertää. On mahdollista hankkia luottokortti, josta lasku toimitetaan ostajalle itselleen. Ostotapahtuman jälkeen työntekijä tekee itse matkalaskun, liittää saamansa kuitin ja saa korvauksen itselleen. Kun matkalasku on tehty ajoissa, työntekijä saa korvauksen itselleen jo ennen luottokorttilaskun eräpäivää.

Tässä vielä tiivistettynä selkeät vinkit toimivaan ja sujuvaan matkalaskuprosessiin:

1. Sopikaa yhteinen aikataulu, johon jokainen sitoutuu
2. Kirjaa matkakulut heti – älä odota turhaan kuun loppuun
3. Luovu turhista luottokorteista


Kalle Rapi on Visma Severan avainasiakasvastaava. Kokemusta on kertynyt yli viidestäkymmestä käyttöönottoprojektista eri toimialoilta. Uskoo vahvasti yksinkertaisiin hyviksi havaittuihin toimintamalleihin.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti