Mainostoimistoissa saatetaan usein ajatella, että työtuntien kirjaaminen häiritsee itse työn tekemistä. Ylimääräisestä rasitteesta on enemmän vaivaa kuin iloa. Todellisuudessa tuntien kirjaaminen on kuitenkin asiantuntijayrityksessä koko liiketoiminnan seurannan perusta. Mainostoimiston bisnes syntyy omasta työstä ja laskutettava työ perustuu kirjattuihin tunteihin. Siksi on tärkeää, että ymmärretään, miksi tunnit kirjataan ja miten se auttaa projektien seurannassa, läpiviennissä sekä laskutuksessa. Kovinkin vastarannan kiiski varmasti ilahtuu, kunhan ensin sisäistää asian.

Projektipäällikkö kiittää

Työntekijät saa parhaiten ymmärtämään tuntikirjauksen tärkeyden kertomalla heille konkreettisesti, mikä vaikutus tuntien seurannalla on. Projektipäällikön työssä on monta asiaa, joiden vuoksi on tärkeää, että tunnit on kirjattu ajallaan. Pysyykö projekti aikataulussa? Pitävätkö työmääräarviot loppuun asti? Jos kirjauksia tehdään liian harvoin, ei projektipäällikkö pysty näkemään, kuinka projekti etenee. Kun tunnit kirjataan päivittäin, kyetään yllättäviin tilanteisiin puuttumaan ajoissa. Uusille projekteille voidaan myös helposti resursoida tekijöitä, joilla ei ole liikaa työkuormaa.

Liiketoimintaa johdetaan datalla

Mainostoimiston johdon on tunnettava yrityksen tila ja suunta. Siksi liiketoimintaraportit antavat kullanarvoista tietoa. Ne kertovat, kuinka paljon yritys tekee kunkin tyyppistä työtä ja mille asiakkaalle. Näin voidaan nähdä, jos asiakas A on paljon kannattavampi kuin asiakas B, vaikka B toisikin paljon rahaa sisään. Silloin kannattamattoman asiakkaan prosesseja voidaan lähteä kehittämään, mistä on iloa sekä mainostoimistolle että asiakkaalle. Toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa nämä raportit yritykselle reaaliajassa. Kun työntekijät kirjaavat tunnit järjestelmään, syntyy automaattisesti raportointia ilman yhtään ylimääräistä vaivaa.

Nopeasti alta pois

Jos tunnit kirjataan liian harvoin tai hitaasti, ei järjestelmän dataan voi luottaa, ja kaikki seuranta kärsii. Siksi onkin tärkeää kirjata tunnit vähintään työpäivän lopussa. Mitä viiveettömämmin tunnit kirjataan, sitä vähemmän tarvitsee arvailla, mitä tulikaan tehtyä, ja kirjaukseen menee korkeintaan pari hassua minuuttia. Kaikki hyötyvät!


Suvi Viertola on ValueFramen ratkaisukonsultti. Pitkän linjan mainostoimistoalan ammattilainen tietää, kuinka markkinointi- ja viestintäala tänä päivänä toimii.

Tilaa viimeisimmät blogit ja sisällöt sähköpostiisi.
1 kertaa / kk, ei spämmiä vaan hyödyllistä sisältöä.

Kunnioitamme yksityisyyttäsi emmekä jaa sähköpostiasi Visman ulkopuolelle. Katso yksityisyydensuoja.

Täytä ja lähetä alla oleva lomake - olemme sinuun mahdollisimman pian yhteydessä.

Jos sinulla on tekninen kysymys, ole hyvä ja tutustu asiakastukeen.


Etunimi

Sukunimi

Yritys

Puhelin

Sähköposti