Muutama vuosi sitten tutustuin pieneen yritykseen, jonka työntekijät merkitsivät työtuntejaan keskimäärin kerran kuussa muistellen menneiden viikkojen asiakastyötä. Tunnit merkittiin vähän miten sattuu, jokainen hoiti kirjaukset omalla tavallaan.

käyttöaste

Severan käyttöönoton yhteydessä ensimmäisenä ryhtiliikkeenä yrityksessä sovittiin, että jokainen työntekijä kirjaa tästedes tunnit päivittäin. Samalla yhtenäistettiin tapa, jolla tuntikirjauksia tehtiin.

Kun sitten joitakin kuukausia myöhemmin uutta toimintatapaa verrattiin vanhaan toimintamalliin, huomattiin, että yhtenäisen tuntikirjauskäytännön kautta liikevaihtoa oli ilmaantunut 20 % lisää.

Mitkä siis ovat nämä kolme keinoa, joiden avulla voit varmistaa optimaalisen käyttöasteen ja tasaisen työkuorman?

Keino 1: Luo yhteiset toimintatavat ja järjestelmien integraatio

Käyttöasteen tehostaminen ei tarkoita työntekijöiden uuvuttamista suurella työkuormalla ja vähäisellä henkilömäärällä. Siinä on kyse useimmiten yhtenäisistä sisäisistä toimintatavoista sekä talous-, henkilöstö- ja projektihallinnon järjestelmien yhteentoimivuudesta. Ne tuovat tehokkuutta ja tuottavuutta mukanaan. Kannattaa lukea järjestelmien yhteentoimivuudesta lisää Elisa Tapanaisen blogitekstissä Severan ekosysteemin eduista ja sovellusintegraatioista.

Keino 2: Anna kaikille työntekijöille pääsy taloustietoihin

Perinteisissä yrityksissä työntekijällä on rajoitettu pääsy tietoon. Rivityöntekijä saattaa päästä ainoastaan kirjaamaan omat työtuntinsa yhteiseen järjestelmään. Mutta miten teet tuottavaa työtä, jos et tiedä sille asetettuja tavoitteita ja näe omalle työllesi asetettuja taloudellisilla mittareita?

Modernit yritykset antavat pääsyn kaikille työntekijöilleen lähes kaikkeen tietoon. Parhaiten hyvän sovellusekosysteemin kautta niin, että tietoon pääsee yhdestä paikasta kirjautumalla.

Kun työntekijät näkevät mitä tavoitellaan, he voivat osallistua yrityksen kehittämiseen tarjoamalla rakentavia ehdotuksiaan parhaista keinoista päästä tavoitteisiin. Työntekijöiden osallistumisen mahdollistaminen tutkitusti lisää motivaatiota ja sitoutumista.

Keino 3: Maksimoi käyttöaste Severan avulla – pientä liikkumavaraa unohtamatta

Resursointi vaatii jatkuvaa ylläpitämistä sekä koko henkilöstön sitoutumista resursointiin. Näyttää siltä, että resursoinnin ja käyttöasteen maksimoinnin suhde ymmärretään väärin. Yrityksissä ajatellaan usein, että ideaalitilanteessa työntekijöiden tulisi olla sataprosenttisesti resursoituja vaikkapa kuukausi eteenpäin.

Nykyajan työelämä on täynnä yllätyksiä ja muutoksia. Muutoksiin varautumisen kannalta olisi tärkeää, ettei työntekijöiden resursointiaste olisi 80-90 prosentin tasolla. Tietty väljyys on tärkeää, että aikaa jää yllättävien toimeksiantojen hoitamiseen ja esimerkiksi uusien asioiden ideoimiseen ja kehittämiseen. Jos keskittyy liiaksi asiakastyöhön suunnatun käyttöasteen maksimointiin, yrityksen oma sisäinen kehitystyö jää jalkoihin.

Severassa työtehtäviä voi aikatauluttaa ja priorisoida niiden kiireellisyyden perusteella. Samalla voi pitää huolta, että kalenterissa on tilaa kiireellisille ja kiireettömille tehtäville.

Onko sinun yrityksessäsi näiden kolmen keinon lisäksi tunnistettu muita hyviä ohjenuoria käyttöasteen “pehmeään” ja osallistavaan maksimointiin?

Juttelen mielelläni aiheesta lisää kanssasi. Ota minuun yhteyttä esimerkiksi sähköpostitse tai LinkedInissä!


Kalle Rapi on Visma Severan avainasiakasvastaava. Kokemusta on kertynyt yli sadasta käyttöönottoprojektista eri toimialoilta. Uskoo vahvasti yksinkertaisiin hyviksi havaittuihin toimintamalleihin.