Ovatko ERP ja PSA sama asia? Jossain määrin ne ovat, ja toisaalta taas eivät ollenkaan. Molemmat ovat toiminnanohjausjärjestelmiä, mutta niillä on kuitenkin omat piirteensä. Tässä blogissa selvitetään, mitä eroa ERP:llä ja PSA:lla on, ja minkälaisen yrityksen liiketoimintaa PSA-ohjelmisto tukee vahvimmin.

Lyhyesti kiteytettynä ERP-järjestelmän ja PSA-ohjelmiston ero on siinä, että ERP on kehitetty palvelemaan erityisesti tuotteita valmistavan ja myyvän yrityksen tarpeita. PSA-ohjelmisto on suunniteltu palvelemaan asiantuntijayrityksiä, jotka fyysisten tuotteiden sijaan myyvät aikaa ja osaamistaan.

Jos kaipaat lisää tietoa ERP:n ja PSA:n eroista, niin jatka lukemista, sillä sukellamme aiheeseen syvällisemmin.

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin

ERP eli Enterprise Resource Planning

ERP on tietojärjestelmä, joka yhdistää yrityksen toiminnan ja resurssien suunnittelun sekä näiden hallinnan. Sen avulla hallitaan päivittäisiä liiketoiminnan prosesseja, kuten esimerkiksi tuotantoa, projektinhallintaa, kirjanpitoa ja laskutusta sekä varastonhallintaa.

Eri tietokannoissa ja laskentataulukoissa oleva tieto on hajanaista eikä se ole ajantasaista. Järjestelmä kokoaa kaikki tiedot yhteen ja sujuvoittaa siten yrityksen toimintoja. ERP-järjestelmää usein laajennetaan muilla erillisillä järjestelmillä ja ohjelmistoilla, joiden avulla saadaan nykypäivän tarpeita vastaavia ominaisuuksia käyttöön. Tyypillisimpiä ovat myynnin CRM, henkilöstöhallinnon HCM ja johdon BI.

Aikaisemmin pienemmillä yrityksillä ja startup-yrityksillä ei ollut toiminnanohjausjärjestelmää, jonka avulla tehostaa ja seurata liiketoimintaa. ERP oli monille yrityksille liian kallis investointi ja raskas ponnistus käyttöönotossa.

PSA-ohjelmisto on nykyään monen pienen ja keskisuuren yrityksen ratkaisu eri toimintojen ohjaukseen ja hallintaan. Sillä on useita ERP-järjestelmiä ketterämpi käyttöönotto ja se on hinnaltaan mahdollinen myös pienemmille ja aloitteleville yrityksille.

PSA eli Professional Services Automation

PSA-ohjelmisto on suunniteltu vastaamaan erityisesti asiantuntijayritysten tarpeita, eli se on palveluyrityksille suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä. Asiantuntijayrityksen tuotantoprosessi poikkeaa hieman tuotteita myyvän yrityksen tuotantoprosessista. Siksi toiminnanohjauksen ohjelmistolta vaaditaan asiantuntijayritysten arkea sujuvoittavia ominaisuuksia.

Asiantuntijayritykset myyvät tuotteiden sijaan osaamista ja aikaansa. Asiantuntijayrityksen tuotantoprosessi sisältää projekteja ja osaamisen paketointia asiakasta hyödyttäviksi palveluiksi. Tästä syystä myös asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmältä vaaditaan projektiluontoiseen työskentelyyn toimivia ratkaisuja ja ominaisuuksia. 

Jos verrataan PSA-ohjelmistoa perinteiseen ERP-järjestelmään, niin PSA on ketterämpi. ERP:stä puuttuu hyvin usein joustavuus ja skaalautuvuus asiantuntijayrityksen liiketoiminnan ongelmien ratkaisemiseen. Muutosten tekeminen on haastavampaa ja prosessi hitaampi kuin ketterällä PSA-ohjelmistolla.

PSA-ohjelmistot ovat usein pilvipalveluja, joten niihin pääsee käsiksi verkkoyhteyden avulla milloin ja missä vain. Tämä on erittäin tarpeellinen ominaisuus asiantuntijatyössä, jota ihmiset tekevät hyvin usein aika- ja paikkariippumattomasti.

 

PSA on asiantuntijayrityksen työväline

Mietitään muutamalla esimerkillä, miten PSA-järjestelmä auttaa eri toimialojen asiantuntijayritysten tyypillisimpiä arjen toimintoja.

IT-/ICT-yrityksissä rakentamalla roolikohtaiset työpöydät johdolle, myyjille ja asiantuntijoille saa jokainen työntekijä oman työntekoaan parhaiten tukevan näkymän.

Konsulttiyrityksissä asiakkaan saama asiantuntijuus on laskutettavaa työaikaa. Päivittäinen tarkka kirjaaminen järjestelmään parantaa liikevaihtoa, kun kaikki käytetty työaika tulee laskutettua.

Markkinointi- ja viestintätoimistoissa tuotteistettu palvelu myydään hinnalla, jossa asiantuntijoiden käyttämä työaika pysyy laskutettavan työajan raameissa. Hinnoittelusta ja käytetystä työajasta tulee läpinäkyvää kaikille eikä palveluja tuoteta tappiollisesti myyjien myydessä liian tiukalla hinnalla asiantuntijoiden käyttäessä työaikaansa yli budjetoidun työajan.

Arkkitehtitoimistoissa projekti liikkuu tarjousvaiheesta projektinhallintaan, ja projektin valmistuttua saman järjestelmän sisällä laskutukseen. Laskujen tiedot muodostuvat automaattisesti projektin tiedoista sekä projektille kirjatuista työtunneista. 

Insinööritoimistoissa projektipäälliköllä henkilöstön resursointi ja tehtävien käsittely projektien ohjauksessa on systemaattista ohjelmiston avulla. Kirjatut työtunnit sekä matka- ja kululaskut on vaivatonta kohdistaa oikeille projekteille.

Lue myös: Tuotteistamisen hyödyt asiantuntijayrityksille — tuotteistamalla tehostat myyntiä ja parannat kannattavuutta

ERP:n ja PSA:n erot tiivistetysti

  • PSA vastaa asiantuntijayrityksen tarpeisiin työn ollessa monipuolista ja liikkuvaa sekä paikkariippumatonta. PSA on ketterä räätälöidä ja mukauttaa, kun taas erityisesti vanhat ERP-järjestelmät ovat kalliita ja raskaita mukauttaa ja päivittää.
  • Monet vanhemmat ERP:t tarvitsevat lisäratkaisuja. Siksi ERP-järjestelmään on liitetty CRM- ja PSA-järjestelmät kattamaan kaiken tarvittavan. PSA kattaa toiminnot; resurssienhallinta, kirjanpito ja laskutus, työajanseuranta, projektinhallinta, CRM eli asiakkuudenhallinta, tarjousten laadinta ja selkeä raportointi.
  • Siiloutuva tieto hidastaa päätöksentekijöiden tiedonsaantia. Ajantasainen raportointi sekä yhdestä ja samasta paikasta saatava tieto edesauttaa parempiin päätöksentekoihin.
  • Toiminnanohjausjärjestelmän tiedot ovat tarkemmat, kun henkilöstön käyttökokemus on positiivinen, ja siksi kirjaavat päivittäin tiedot järjestelmään. PSA:n käyttö on nopeaa ja vaivatonta aika- ja paikkariippumattomasti.

 

Lue myös: Toiminnanohjausjärjestelmien vertailu: Visma Severa & Value Frame

7 syytä miksi kannattaa valita PSA-ohjelmisto asiantuntijayrityksen toiminnanohjauksen tueksi

  1. PSA on helposti integroitavissa muihin jo olemassa oleviin järjestelmiin; CRM, ERP, taloushallinto jne.
  2. Se kattaa monet erilliset ohjelmistot; projektinhallinta, työajanseuranta, laskutus, CRM ja tarjousten luominen, työajansuunnittelu ja raportointi.
  3. PSA-ohjelmisto säästää aikaa, kun manuaalinen työ Excel-taulukoiden parissa ja niiden kierrättäminen ihmiseltä toiselle poistuu.
  4. Raportointi on reaaliaikaista ja virheiden määrä on minimaalinen, kun henkilöstö sitoutuu helppokäyttöisen ohjelmiston käyttöön.
  5. Yrityksen johto näkee järjestelmästä vaivattomasti menestyvät ja kannattamattomat liiketoiminnan alueet ja asiakkuudet.
  6. Laskutus on selkeää ja kassavirta pysyy tasaisena, kun projekti siirtyy vaivattomasti yhden järjestelmän sisällä tarjousvaiheesta tuotantoon ja siitä valmistuttua laskutukseen.
  7. Myyntiennusteiden pohjalta reagointi haasteisiin on nopeampaa ja tarkempaa.

 

Kokeile Suomen suosituinta projektinhallintajärjestelmää veloituksetta


Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.