Automaation lisäämiseen ja asiakasyritysten palveluprosessien tehostamiseen erikoistunut Ainia Innovations Oy on valinnut oman toimintansa ohjaamiseen Visma Severan. Yritys tekee muun muassa tuntipohjaista laskutusta ja aiemmin heillä oli käytössään erilliset tuntikirjaus- ja laskutusjärjestelmät. Yritysoston myötä Ainian kokonaisuus kasvoi niin merkittävästi, ettei kahden järjestelmän käyttäminen ollut enää järkevää.

– Tarvitsimme yhtenäisen järjestelmän, josta on vielä integraatio taloushallinto-ohjelmistoomme, Netvisoriin, kuvailee alkutilannetta Ainian toimitusjohtaja Jani Valkonen.

Severassa näimme, että yhdessä järjestelmässä oli kaikki meille oleellinen.

Itsekin asiakkaille liiketoimintaa sekä sen tueksi automatisoivia ratkaisuja tarjoava Ainia vertaili useita PSA-järjestelmiä ennen kuin päätyi valitsemaan Severan. Severa on Valkosen mukaan vertailluista järjestelmistä helppokäyttöisin ja siinä on kattavin kokonaisuus toimintoja.

– Meillä on aika hyvä knowhow näistä toiminnanohjausjärjestelmistä, kun teemme itse suuryrityksiin toimintoja tehostavia, osittain vastaavia palveluita. Severassa näimme, että yhdessä järjestelmässä oli kaikki meille oleellinen. Monista järjestelmistä esimerkiksi puuttuu niinkin yksinkertainen asia kuin tuntien hyväksyntä. Ilman hyväksyntää, tunteja ei voi laskuttaa, Valkonen perustelee päätöstä.

Severalla helppo hallita suuriakin projektikokonaisuuksia

Ainiassa käytetään Severaa täydessä laajuudessaan. Asiakkaat kirjataan järjestelmään jo tarjousvaiheessa, jolloin kaikki tieto on järjestelmässä valmiina kaupanteon ensimmäisestä vaiheesta lähtien. Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, muodostetaan siitä projekti, jolle allokoidaan tunnit ja tekijät. Sen jälkeen tunteja aletaan kirjata projektille. Ainia hoitaa myös laskutuksen Severalla, josta laskujen tiedot siirtyvät integraation kautta suoraan Netvisorin kirjanpitoon.

– Yksi iso juttu oli se, että saatiin poistettua manuaalinen laskutietojen siirtämisvaihe ja laskutiedot menevät nyt suoraan Netvisoriin.

Valkonen pitää tärkeänä myös sitä, että Severasta on helppo seurata esimerkiksi projektien etenemistä ja resurssitilannetta. Sieltä löytyy useita valmiita raportteja, joiden avulla voi seurata muun muassa asiakaskohtaista laskutustilannetta sekä, asiakas- ja projektikannattavuuksia. Lisäksi järjestelmään voi luoda omia avainlukuja tehokkuuden tarkastelemiseksi.

Severassa on siis jonkin verran kustomointimahdollisuuksia, vaikka järjestelmä pääosin onkin kaikille samanlainen ja siksi nopeampi ja edullisempi ottaa käyttöön kuin useimmat vastaavat järjestelmät.

Jani Valkosen mukaan Severa soveltuu IT-alalle erityisen hyvin, koska järjestelmä taipuu erikokoisten ja -mittaisten projektien hoitamiseen ja seurantaan. Ainialla projektien kesto vaihtelee muutamista päivistä vuosiin.

– Resursointi on rakennettu tässä kattavasti. Severan avulla on helppo jakaa tehtäviä ja suunnitella tulevaa. Lisäksi esimerkiksi laskutus ja kaikki siihen liittyvä toimii erittäin vaivattomasti, Valkonen kehuu.

Nopea oppia käyttämään

Ainia on IT-alan yhtiö, joten heillä uusien järjestelmien käyttöönotot eivät juuri tuota ongelmia. Henkilökunta on alan asiantuntijoita ja tottunut työssään käyttämään monia erilaisia järjestelmiä. Valkosen mielestä Visma Severaa oppii kyllä käyttämään nopeasti, ilman IT-alan koulutustakin.

– Saimme sen käyttöön nopeasti. Meillä oli isona apuna Severan kouluttaja, joka auttoi monimutkaisemmissa asioissa ja ratkaisi isompia kysymyksiä, mitä vastaan tuli, Valkonen kertoo.

Hyvin mietitty kokonaisuus tukee kaikkia projektin vaiheita myynnistä tuntikirjauksiin, seurantaan ja laskutukseen.

Ainialla isona etuna käyttöönotossa oli, että he tiesivät tarkalleen, mitä järjestelmältä halusivat. Ensinnäkin järjestelmän valinnassa auttaa, kun tiedetään miten tietyt prosessit jatkossa hoidetaan. Käyttöönottovaiheessa taas helpottaa, kun yrityksessä on mietitty valmiiksi, mitkä prosessin osat järjestelmän halutaan automatisoivan ja mitä dataa siitä halutaan saada ulos.

– Meillä oli selkeänä mielessä kaikki tarpeemme, joten käyttöönottokin sujui sen vuoksi jouhevasti. Kaikki tärkeät asiat saatiin ratkaistua muutamilla pienillä konfiguraatioilla Severaan, Valkonen kuvailee.

– Parasta Severassa on käyttäjäkokemus. Hyvin mietitty kokonaisuus tukee kaikkia projektin vaiheita myynnistä tuntikirjauksiin, seurantaan ja laskutukseen, Ainian toimitusjohtaja Jani Valkonen sanoo.

Haluatko kokeilla, miten Severa toimii yrityksesi tarpeisiin?


Ani Rumpu on sisällöntuottaja Visma Solutionsin markkinoinnissa. Pitkän linjan journalisti uskoo, että markkinoinnissakin totuus päihittää kaunopuheet.

[contact-form-7 id="4615" title="Myynnillinen yhteydenottopyyntö"]